Wideoszkolenie: Centralny Rejestr Umów w PUP

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• W początkowych założeniach obowiązek wpisu do CRU dotyczył umów powyżej 500 zł, następnie 10 000 zł, a nawet 50 000 zł – obecnie przepisy jednoznacznie zniosły próg kwotowy. Jak w praktyce przygotować jednostkę na obowiązek rejestracji wszystkich umów i jakie rodzi to wyzwania organizacyjne?
• Czy termin 30 dni na wprowadzenie umowy jest ostateczny i obowiązuje w każdym przypadku, niezależnie od umowy?
• Czy umowy zawierane z pracodawcami na refundację kosztów zatrudnienia, tworzenia miejsc pracy lub w sytuacji kierowania na staże muszą być wpisywane do rejestru?
• Przepisy są niejednoznaczne, często nawet się wykluczają. Gdy umowy są potwierdzane, nie ma jasnego podziału, które powinny być wpisywane do rejestru, a których nie ma obowiązku wpisywać. Jak działać w oparciu o obowiązujące przepisy dotyczące CRU w sytuacji, gdy są one rozbieżne?
• Czy zakupy realizowane wyłącznie na podstawie faktury – bez formalnej umowy – należy ujmować w CRU i jakie podejście jest najbezpieczniejsze?
• Jak postępować w przypadku aneksowania umów, w szczególności gdy zmianie ulegają kwoty lub terminy realizacji?
• W jaki sposób interpretować przepisy ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia z dnia 20 marca 2025 r. w kontekście wprowadzania CRU?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania, na które udzieliliśmy odpowiedzi w trakcie ostatniego szkolenia:

• Czy umowa dotycząca skierowania na badania lekarskie osób bezrobotnych powinna być ujmowana w CRU, czy dotyczy to wyłącznie badań pracowników PUP?
• Czy do rejestru wprowadza się umowy z zakresu Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) oraz bony na kształcenie?
• Czy do rejestru wpisuje się zakup materiałów promocyjnych w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS)?
• Czy należy wprowadzać umowy z realizatorem szkolenia na szkolenie dla osoby bezrobotnej?
• Czy szkolenia indywidualne podlegają wpisowi do rejestru w przypadku dokonywania zapytania cenowego?
• Czy szkolenia dla członków Rady Rynku Pracy podlegają wpisowi do rejestru?
  

1. Wprowadzenie do CRU i podstawy prawne funkcjonowania CRU

• Jaki jest cel wprowadzenia Centralnego Rejestru Umów (CRU)?
• Jaką rolę pełni CRU w systemie finansów publicznych?
• Jakie są kluczowe regulacje prawne, które warunkują funkcjonowanie CRU w PUP?
• Kogo obejmuje obowiązek prowadzenia CRU, w szczególności w kontekście PUP?
• Jakie są najważniejsze różnice pomiędzy przyjętymi przepisami dot. CRU a rozwiązaniami proponowanymi w ubiegłych latach?
• Które przepisy mają szczególne znaczenie dla pracowników korzystających z CRU w codziennych obowiązkach?
  

2.Zakres obowiązku – jakie umowy podlegają wpisowi?

• Jakie rodzaje umów podlegają obowiązkowi wpisu do CRU?
• Jakie umowy są wyłączone z obowiązku rejestracji?
• Czy wszystkie umowy zawierane przez PUP podlegają wpisowi do CRU?
• Czy umowy cywilnoprawne (np. zlecenia) podlegają rejestracji?
• Czy umowy o pracę należy ujmować w CRU?
• Czy umowy zawierane z pracodawcami na refundację kosztów zatrudnienia, tworzenia miejsc pracy lub w sytuacji kierowania na staże muszą być wpisywane do rejestru?
• Czy umowy finansowane z Funduszu Pracy podlegają wpisowi do CRU?
• Jak traktować formy wsparcia dla bezrobotnych w kontekście CRU?
• Czy wpisowi do CRU podlegają wyłącznie umowy, czy również inne dokumenty (paragony, faktury)? Czy zakupy realizowane na podstawie faktury (bez umowy) podlegają rejestracji?
• Jak ujmować usługi ciągłe (np. telekomunikacyjne, wywóz odpadów)?
  

3. Progi kwotowe i terminy

• Od jakiej wartości umowy istnieje obowiązek wpisania jej do CRU?
• Jak postępować w przypadku umów o niewielkiej wartości?
• Jakie są obowiązujące terminy na wprowadzenie umowy do CRU?
• Czy termin 30 dni na wprowadzenie umowy jest ostateczny i obowiązuje w każdym przypadku, niezależnie od umowy?
• Od którego momentu liczymy 30 dni na wprowadzenie umowy?
  

4. Zakres danych i zasady ewidencji – co wpisywać

• Jakie elementy umowy podlegają publikacji w rejestrze?
• Od kiedy obowiązuje CRU? Czy obowiązek rejestracji umowy w CRU będzie dotyczył umów zawartych przed dniem wejścia w życie tego obowiązku?
• Co z umową podpisaną przed 1 lipca 2026r., do której zostanie zawarty aneks po tym terminie?
• Jak prawidłowo określić chwilę i miejsce zawarcia umowy?
• Jakie są ograniczenia jawności w zakresie informacji zamieszczanych w CRU?
• W jaki sposób prawidłowo ewidencjonować źródła finansowania umów (np. środki własne, dotacje, fundusze unijne)?
  

5. Zakładanie kont i dostęp do systemu

• W jaki sposób należy założyć konto w systemie CRU?
• Czy wystarczy skan powołania kierownika jednostki, aby założyć konto w systemie CRU?
• Czy dokument, który mamy tylko w wersji papierowej (uchwała) powinniśmy zeskanować i potwierdzić za zgodność z oryginałem podpisem kwalifikowanym?
• Jak przebiega proces logowania i nadawania dostępów?
• Czy dostęp do CRU jest przypisany indywidualnie do pracowników, czy realizowany na poziomie całej jednostki?
• Czy PUP samodzielnie zakłada konta dla swoich pracowników w rejestrze?
• Co powinno być w treści upoważnienia reprezentanta kierownika jednostki?
• Czy istnieje obowiązek zakładania kont w systemie CRU od 1 kwietnia, czy jest to dobrowolne?
• Czy istnieje obowiązek korzystania ze strony testowej CRU?
• Jakie role funkcjonują w systemie CRU (np. administrator, użytkownik)?
• Kto powinien pełnić rolę administratora CRU i jakie są jego obowiązki?
  

6. Obsługa systemu CRU w praktyce

• Kto odpowiada za udostępnianie informacji o umowie w CRU?
• Jak będzie wyglądała strona CRU?
• Gdzie będzie dostępny system CRU i w jaki sposób pracownicy będą mogli z niego korzystać?
• Gdzie pracownicy mogą znaleźć informacje i wytyczne dotyczące obsługi CRU?
• Jak wygląda proces wprowadzania umowy do CRU krok po kroku?
• Jak wygląda proces publikacji umowy w CRU?
• Jak postępować w przypadku aneksowania umów, w szczególności gdy zmianie ulegają kwoty lub terminy realizacji?
• Jak dokonywać korekt błędnie wprowadzonych danych?
• Co w przypadku, gdy umowa jest zawarta na rzecz kilku JSFP?
• W jaki sposób zintegrować system CRU z aktualnie wykorzystywanym systemem informatycznym SYRIUSZ?
  

7.Skuteczne wdrożenie CRU

• Jak będzie wyglądała procedura wejścia w życie CRU oraz jego użytkowania?
• Jak organizacyjnie przygotować PUP do wprowadzenia CRU?
• Jakie działania przygotowawcze należy podjąć przed uruchomieniem rejestru?
• Jakie etapy obejmuje wdrożenie CRU w PUP?
• Czy należy wprowadzić wewnętrzny regulamin dotyczący CRU?
  

8. Organizacja pracy i procedury w zakresie CRU

• Jak zorganizować pracę w PUP w kontekście obowiązków wynikających z CRU?
• Jaki jest zakres obowiązków w związku z funkcjonowaniem CRU?
• Kto powinien być odpowiedzialny za wprowadzanie umów?
• Jak efektywnie podzielić obowiązki pomiędzy pracowników i komórki organizacyjne?
• Czy wprowadzaniem danych do CRU powinni zajmować się kierownicy, dyrektorzy czy wyznaczone osobne komórki organizacyjne?
• Jak skutecznie zorganizować obieg dokumentów oraz ich przekazywanie do Jakie reguły korzystania z CRU należy wdrożyć, aby zapewnić spójność działań między działami?
  

9. Odpowiedzialność, kontrola i problemy praktyczne

• Kto ponosi odpowiedzialność za prowadzenie CRU i poprawność danych?
• Jakie są konsekwencje błędów lub braku wpisu do rejestru?
• Jak wygląda kontrola prawidłowości prowadzenia CRU (np. audyty, kontrole)?
• Jak pogodzić obowiązki CRU z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO)?