Wideoszkolenie: Centralny Rejestr Umów w starostwach powiatowych

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy zmiany w e-kancelarii i w programie jednostki będą konieczne, czy to co funkcjonuje obecnie jest wystarczające?
• Kwestia anonimizacji danych w zakresie umów zlecenie.
• Kto powinien nadzorować CRU w starostwach powiatowych?
• Co i na jakim etapie jest tajemnicą przedsiębiorcy?
• Czy paragony powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy konieczne będzie dyscyplinowanie braku terminowości, pisanie wyjaśnień?
• Czy do CRU należy wprowadzać tylko bieżące umowy, czy również te zawarte wcześniej?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Procedura zakładania kont i autoryzacji użytkowników

• Gdzie i w jaki sposób wystąpić o rejestrację konta w systemie CRU?
• Jakie dokumenty i wnioski potrzebne są do rejestracji konta?
• Kto potwierdza akt powołania kierownika jednostki?
• Czy rejestr powinien być założony na powiat czy na starostwo? (umowy są zawierane w imieniu powiatu, ale jednostką sektora jest starostwo i to starostwo powiatowe jest urzędem, który obsługuje organy powiatu)
• Czy dla powiatu jako jednostki i dla poszczególnych jednostek podrzędnych powinny zostać założone osobne konta? (umowy przeważnie są konstruowane tak, że są zawierane na powiat i jednostkę, ale dotyczą jednostki i to z jej budżetu są finansowane, a budżet jednostki wchodzi na budżet powiatu)
• Skoro starostwa powiatowe są JST (powiatem), to czy wystarczy konto CRU założone na urząd, czy powinny zostać założone osobne konta dla starostwa i powiatu. Czy konto powinno być powiązane z budżetem? (powiat jako powiat nie ma swojego budżetu, ponieważ na jego budżet składają się budżety poszczególnych jednostek organizacyjnych i budżet starostwa)
• Które jednostki samorządu powinny założyć konta w CRU w przypadku JST (województwo, powiat, gmina)? Czy konto powinno być założone na jednostkę samorządu (województwo, powiat, gminę) czy na urząd obsługujący tą jednostkę (urząd marszałkowski, starostwo powiatowe, urząd danej gminy)?
• Czy osoba, która będzie wprowadzała umowy do CRU sama może wystąpić o konto do strony rządowej?
• Przykład sytuacji: Odpowiedzialnym za wpisanie do CRU umowy jest ta strona, na której rzecz zawarto umowę. W starostwie w umowie zawsze jest powiat. Jednak z perspektywy samorządu jest to kwestia skomplikowana ponieważ inaczej przebiega to jeśli kierownicy/dyrektorzy jednostek nie mają umocowania i fizycznie przychodzą do starostwa, aby podpisać umowę, a inaczej, jeśli mają umocowanie i wszystko się dzieje w jednostce. W tym momencie zawierają umowę na rzecz powiatu, czyli teoretycznie powiat powinien spisać umowę, trzeba jednak uwzględnić gdzie są (kto ma) pieniądze w budżecie - czy w powiecie jako jednostce JST, czy w jednostce budżetowej, która dostała umocowanie. Czy w takiej sytuacji należy umożliwić dostęp do konta jako powiat również wskazanemu pracownikowi danej jednostki?
• Starostwo jako powiat ma inny REGON, ale wszystkie umowy podpisuje starostwo powiatowe - który REGON należy rejestrować?
• Czy każdy pracownik merytoryczny będzie miał swój login, którym będzie mógł logować się do systemu CRU?

2. Upoważnienia i organizacja pracy

• W jaki sposób przygotować jednostkę do wprowadzenia CRU pod kątem organizacyjnym?
• Jak sporządzić procedury dotyczące prowadzenia CRU w starostwie powiatowym?
• Czy wprowadzając procedurę w starostwie powiatowym, powinna ona być wprowadzona tylko dla starostwa, czy też dla jego jednostek? Czy dyrektorzy jednostek sami powinni to zrobić?
• Jak rozwiązać w strukturze wydziałowej wprowadzanie umów do CRU? - Jak w praktyce wprowadzić te kwestie i dopasować do tego dokumenty?
• Czy wprowadzaniem danych powinien zajmować się wyznaczony koordynator, czy każdy wydział i pracownik, który tworzy umowy i faktury?
• Komu należy nadać uprawnienia do systemu CRU?
• W jaki sposób nadać i podzielić uprawnienia do systemu?
• Kto powinien nadzorować CRU w starostwach powiatowych?

3. Kwestie techniczne

• Jak będzie wyglądał system CRU?
• W jakiej formie będzie funkcjonował CRU? Czy do jego obsługi będzie potrzebne dodatkowe logowanie?
• Czym jest identyfikator? Jak ma wyglądać?
• Jak wprowadzać wnioski do CRU?
• Jak wprowadzać umowy do CRU?
• Czy zmiany w e-kancelarii i w programie jednostki będą konieczne, czy to co funkcjonuje obecnie jest wystarczające?
• Czy można zsynchronizować CRU z systemami księgowymi, czy konieczne będzie kupowanie dodatkowych modułów?
• Jakie oprogramowanie trzeba wykorzystać i jak połączyć je z systemem CRU?
• Czy wprowadzanie umów do CRU będzie wyglądało tak samo jak publikacja na BIP?

4. Zakres umów wprowadzanych do CRU

• Jakie rodzaje umów należy wprowadzać do CRU?
• Czy obowiązują progi kwotowe umów wprowadzanych do CRU? - Czy drobne zakupy o niskiej wartości takie jak zakup śrubek za 5/10 zł powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy zlecenia w formie umowy ustnej powinny być rejestrowane w CRU?
• Czy dotacje powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy zbycie lub nabycie nieruchomości powinno być wprowadzane do CRU?
• Czy akty notarialne powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy paragony powinny być wprowadzane do CRU?
• W jaki sposób rejestrować transakcje, które nie mają formy pisemnej (np. drobne zakupy ad hoc, paragony, faktury za bieżące wydatki)?
• Czy faktury dochodowe też powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy zamówienia publiczne powinny być publikowane w CRU?
• Jakie dane muszą być zawarte w CRU?
• Czy aneksy do umów zawartych przed wprowadzeniem CRU, np. aneks sporządzony po lipcu do umowy z 2025 r., należy wpisywać do rejestru?
• Czy tankowanie samochodu jest umową, którą należy wprowadzać do CRU?
• Czy w CRU należy wpisywać kwoty brutto czy netto?
• Czy faktura powinna być uznawana za umowę?
• Jak można przygotować umowy w tej chwili, aby ułatwić proces wprowadzania ich do CRU?
• Czy wprowadzając umowy do CRU należy opierać się tylko o wartość zamówienia?
• Czy do CRU należy wprowadzać tylko bieżące umowy czy również te zawarte wcześniej?
• Czy mail powinien być uznawany za umowę? - Jeżeli tak, to jakie daty należy wprowadzać do CRU w przypadku umowy mailowej?

5. Terminy

• Czy będą określone ścisłe terminy związane z prowadzeniem CRU? - np. jaki termin na wprowadzenie umowy od momentu jej podpisania będzie obowiązywał?
• Jak postępować w przypadku wystąpienia problemu w dotrzymaniu ustawowych terminów na wpis, np. gdy proces podpisywania dokumentów papierowych się wydłuża lub kontrahent nie może dojechać na czas?
• Czy konieczne będzie dyscyplinowanie braku terminowości, pisanie wyjaśnień?
• Dużo umów ma znamiona umów zawartych w systemie zamówień publicznych (czyli nie ma stricte umowy jako umowy, tylko dokumenty pomiędzy wykonawcą, a zamawiającym, czyli starostwem). Jaką datę należy wprowadzać przypadku faktur, które mają znamiona zamówień publicznych? - Czy początkową datę od momentu nawiązania korespondencji mailowej z wykonawcą, czy stricte od wysłania mu informacji o zgodzie jednostki na zakup danego produktu (data sprzedaży, która wynika na fakturze)?
• Przykład sytuacji: Jeżeli wysłanie zgłoszenia na szkolenie/konferencję jest zawarciem umowy, a wspomniane wydarzenie ma odbyć się za 3 miesiące (a może nawet się nie odbędzie), to czy termin 30 dni należy liczyć od zgłoszenia czy dopiero w momencie płatności? (uwzględniając fakt, że niektóre podmioty wymagają płatności w momencie zgłoszenia, a inne po odbyciu się konferencji/szkolenia)
• Przykład sytuacji: Umowa była podpisana w marcu, a dopiero dzisiaj dotarła do osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie jej do systemu - jak postąpić w takim przypadku, gdy nie ma możliwości wprowadzenia jej wcześniej?
• Przykład sytuacji: Umowę z wykonawcą typu artysta często podpisuje się w tym samym dniu albo dzień przed występem danego artysty, a data wprowadzenia/zakończenia umowy przypada na następny dzień. W CRU trzeba zaznaczyć czy umowa wygasła, czy jest aktywna - jak postępować w takiej sytuacji?

6. Pozostałe

• Czy będzie wymagana sprawozdawczość w zakresie CRU? ("np. w obszarze edukacji zawarto x umów") - Jeżeli tak, to czy odpowiedzialny za to będzie koordynator, czy każdy pracownik w swoim obszarze merytorycznym?
• Co i na jakim etapie jest tajemnicą przedsiębiorcy?
• Kwestia anonimizacji danych w zakresie umów zlecenie.
• Kwestia kar. - Co grozi czym? Czy będą funkcjonowały sankcje za nieterminowe wprowadzenie umowy? Kto będzie miał nad tym nadzór?
• Wycofanie umowy - jak usunąć umowę z CRU?