Wideoszkolenie: Księgowość we wspólnotach mieszkaniowych

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Rozliczanie ciepła - w przypadku, kiedy właściciele mają pozakręcane kaloryfery, jak sobie poradzić z tzw. “pasożytnictwem cieplnym”?
• Czy prawidłowym jest stosowanie do rozliczeń przez administratora powierzchni ogólnej budynku?
• Jak przyjąć proporcje kosztów? Np. ile przyjąć kosztów na centrale ogrzewanie, a ile na podgrzanie wody? Czy proporcja 20 do 80 jest prawidłowa?
• Jak rozliczyć koszty zużycia centralnego ogrzewania, aby było to sprawiedliwe w stosunku do wszystkich mieszkańców?
• Czy kształtowanie zaliczek na poczet danej opłaty np. w przypadku ciepła jest podparte jakąś ustawą? Czyim jest obowiązkiem?
• Co w sytuacji, gdy ogrzewanie nieruchomości jest centralne z sieci i jest dłużnik we wspólnocie?
• Jak powinna odbywać się windykacja, gdzie część lokali jest w posiadaniu gminy/ miasta, a reszta jest wykupiona przez osoby, które nie opłacają opłat?
• Planowane zmiany w funkcjonowaniu wspólnot mieszkaniowych w 2026
• KSeF we wspólnotach - Czy wspólnota zobligowana jest wystawiać faktury/rachunki uproszczone w KSeF, jeżeli nie jest płatnikiem VAT?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

I. KSIĘGOWOŚĆ WSPÓLNOTY - Jak zarządzać funduszami wspólnot?

• Czy wspólnota ma sama prowadzić księgowość, czy zatrudnić do tego księgową?
• Jak wygląda księgowość we wspólnotach mieszkaniowych?
• Jak zarządzać funduszami wspólnot?
• Jak skutecznie odpowiedzieć na wymuszanie na gminie działań w sprawie remontów i ich kosztów?
• Czy fundusz remontowy powinien być osobnym funduszem?
• Jak rozliczać wspólnoty mieszkaniowe? Jak rozliczać małe wspólnoty, a jak duże?
• Jak dokumentować wydatki wspólnot mieszkaniowych?
• Koszty rozliczeń standaryzacji, sposoby rozliczeń, wykazywanie i nazewnictwo i zakres obowiązków.
• Jak uwzględnić w budżecie rocznym opłaty za sprzątanie klatek?
• Czy prawidłowym jest stosowanie do rozliczeń przez administratora powierzchni ogólnej budynku?

II. Planowane zmiany w funkcjonowaniu wspólnot mieszkaniowych w 2026

• Status wspólnoty mieszkaniowej.
• Zarządzanie nieruchomością wspólną.
• Tworzenia funduszu remontowego oraz innych funduszy celowych.
• Podejmowanie uchwał.
• Zwoływanie zebrań.
• Opłaty, zaliczki i odpowiedzialność właścicieli.

III. ROZLICZENIA MEDIÓW - Jak rozliczać media we wspólnotach mieszkaniowych?

• Czy można zrezygnować z podzielników ciepła?
• Czy można nakazać utrzymywanie określonej temperatury w lokalu?
• Czy wspólnota może nakazać mieszkańcom utrzymanie minimalnej temperatury w mieszkaniach?
• Czy kształtowanie zaliczek na poczet danej opłaty np. w przypadku ciepła jest podparte jakąś ustawą? Czyim jest obowiązkiem?
• Czy koszty ciepła można rozliczyć wg metrów kwadratowych?
• Czy jest przepis nakazujący montaż ciepłomierzy w lokalach?
• Co zrobić, jeśli właściciele nie płacą zaliczek na pokrycie kosztów mediów?
• Jak powinno wyglądać poprawne rozliczanie w wody w trybie kwartalnym?
• Jakie są najlepsze sposoby na rozliczenie mediów? Czy niedobry można rozliczać według zużycia wody, czy lepiej według liczby osób? Jak rozliczać różnice?
• Jak rozliczać straty na wodzie?
• Czy istnieją jakieś ułatwienia dotyczące rozliczenia za wodę?
• Jak rozliczać wodę i media? Jak wyliczyć koszty ciepłej wody?
• Jak postępować w przypadku nadpłat i niedopłat za media?
• Czy nadpłaty są zwracane właścicielom lokali?
• Czy niedopłaty pokrywa najemca, czy właściciel?
• Co zrobić, jeżeli w wyniku posiadania podzielników ciepła, mieszkańcy mają bardzo duże niedopłaty w okresie grzewczym? Jak sprawiedliwe rozliczyć ciepło, w momencie, kiedy niektórzy lokatorzy niewystarczająco ogrzewają swoje mieszkania?
• Jak przyjąć proporcje kosztów? Np. ile przyjąć kosztów na centrale ogrzewanie, a ile na podgrzanie wody? Czy proporcja 20 do 80 jest prawidłowa?
• Co w przypadku strat na wodzie i ściekach na częściach wspólnych, jeżeli właściciele nie zgadzają się na pokrycie tej straty? Jak z tego wybrnąć?
• Rozliczanie ciepła - w przypadku, kiedy właściciele mają pozakręcane kaloryfery, jak sobie poradzić z tzw. “pasożytnictwem cieplnym”?
• Czy wchodząc do wspólnoty możemy pozostać na indywidualnej umowie w sprawie rozliczania mediów, ścieków, odpadów? Czy wspólnota jest zobligowana do tego, żeby zbiorowo płacić/ wykonać deklarację?
• Jak rozliczać straty ciepła w budynku, jeżeli są ogrzewane części wspólne?
• Jakie są zasady prawidłowo napisanego regulaminu rozliczania ciepła we wspólnocie?
• Jakie koszty możemy uwzględniać przy rozliczaniu kotłowni osiedlowych? Czy możemy uwzględnić koszty przeglądu kotłowni, usterek konserwacyjnych lub koszty ogrzewania?
• W jaki sposób dokonać ustalenia ceny za ciepłą wodę w danej nieruchomości?
• Jak rozliczyć koszty zużycia centralnego ogrzewania, aby było to sprawiedliwe w stosunku do wszystkich mieszkańców?
• W jaki sposób powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie? Przyjęte jest rozliczanie mieszkania od metrów użytkowych mieszkania. Czy powinno być od udziałów części wspólnych, od powierzchni wspólnej, czy od metra kwadratowego?

IV. CZYNSZE

• Zasady ustalania i zmiany opłat
• Co w przypadku, gdy małżeństwo jest po rozwodzie, ale nie ma podziału majątku i jeden ze współwłaścicieli płaci tylko połowę swojego czynszu?

V. DŁUŻNICY I WYDATKI SĄDOWE I KOMORNICZE

• Z jakich środków wspólnota pokrywa wydatki sądowe i komornicze egzekucji?
• Czy koszty sądowe i komornicze można przeksięgować na konto dłużnika?
• Jakie są sposoby na zwiększenie ściągania należności? Windykacja dłużników we wspólnocie.
• Egzekwowanie należności/ niespłacanie czynszu.
• Jakie są procedury działania z windykacją lokatorów?
• Jak skutecznie zwiększyć stopień ściągalności długów?
• Co zrobić w przypadku gospodarstw, które nie płacą, zanim dojdzie do licytacji takiego mieszkania?
• Jak dochodzić zaległości? Jak postępować z dłużnikami?
• Co w sytuacji, gdy ogrzewanie nieruchomości jest centralne z sieci i jest dłużnik we wspólnocie?
• Jak wyegzekwować należności od właścicieli, jako członków wspólnoty mieszkaniowej? Np. nie ma środków innych niż te powszechnie znane?
• Jak powinna odbywać się windykacja, gdy część lokali jest w posiadaniu gminy/ miasta, a reszta jest wykupiona przez osoby, które nie opłacają opłat?
• Pomoc Wspólnoty w egzekucji komorniczej.

VI. KSEF

• Nadawanie uprawnień w systemie KseF.
• KSeF - Czy wspólnota mieszkaniowa musi wysyłać faktury, które wystawia w KSeF?
• Czy wspólnota jest opodatkowana VATem, czy nie?
• KSef - Jak wygląda fakturowanie dla wspólnot mieszkaniowych? Czy należy drukować faktury, czy nie? Czy konieczne jest podpisywanie się dwoma podpisami elektronicznymi?
• KSeF we wspólnotach - Czy wspólnota zobligowana jest wystawiać faktury/rachunki uproszczone w KSeF, jeżeli nie jest płatnikiem VAT?
• Obsługa KSeF - odbiór faktur, wysyłka faktur. Jak to wygenerować?

VII. ODPADY

• Obowiązki Wspólnoty wynikające z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach
• Jak rozliczać koszty odpadów wielkogabarytowych i innych odpadów limitowanych.
• Jakie środki ma zarządca nieruchomości w kwestii oświadczeń o liczbie osób zamieszkujących w lokalu? Co jeżeli właściciel deklaruje mniej osób niż jest naprawdę? Chodzi np. o płacenie za śmieci zgodnie z liczbą mieszkańców lokalu
• Co robić w przypadku braku segregacji odpadów?
• Co jeśli jedna osoba (nieuchwytna) nie segreguje śmieci, a kara przychodzi na wspólnotę? (Wspólnota jest podmiotem umowy i wspólnota dostaje karę)
• Obciążanie za opłaty odpadowe - Czy powinna to robić gmina? Czy wspólnota powinna pobierać od mieszkańców takie opłaty?
• Jak wygląda kwestia rozliczeń odpadów według zużycia wody zimnej?