Wideoszkolenie: Sprowadzanie zwłok i szczątków z zagranicy

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy w przypadku prochów także należy ubiegać się o potwierdzenie, że przyczyną śmierci nie była choroba zakaźna?
• Jaki może być inny dokument zamiast aktu zgonu, który udokumentuje, że osoba nie żyje?
• Kto jest uprawniony do występowania z wnioskiem o pochówek oprócz najbliższej rodziny?
• Czym ta osoba powinna się wylegitymować?
• Jak postąpić w sytuacji, gdy organ wyda decyzje na podstawie skanu i po załatwionej sprawie rodzina nie wyśle oryginałów dokumentów?
• Czy trzydniowy termin na wydanie zezwolenia obejmuje dni wolne od pracy np. weekendy?[Przykład] Ktoś złożył wniosek na tą samą osobę dwa razy w odstępstwie kilku lat. Okazało się, że za pierwszym razem urna nie została sprowadzona do Polski — i tu pojawiło się pytanie, czy można wydać decyzję na tą samą osobę dwa razy?
• Czy w decyzji należy wskazać numer rejestracji i markę pojazdu, który będzie wiózł trumnę z ciałem? Czy wystarczy tylko rodzaj pojazdu?
• Czy konsulat ma prawo żądać wysłania decyzji przez urząd?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1. Procedura sprowadzenia zwłok z zagranicy

• Wniosek o wydanie pozwolenia na sprowadzenie zwłok/szczątków z zagranicy w celu ich pochowania
• Podmioty uprawnione do złożenia wniosku:
• -Kto jest uprawniony do występowania z wnioskiem o pochówek oprócz najbliższej rodziny? Czym ta osoba powinna się wylegitymować?
• Jaki jest termin na rozpatrzenie wniosku?
• Wszczęcie postępowania
• Dopuszczalne sposoby składania wniosku
• Czy mail wraz z wnioskiem od rodziny jest traktowany jako wszczęcie postępowania?
• Czy rozmowa telefoniczna może być uznana za skuteczne złożenie wniosku, tak aby został on prawnie rozpatrzony?
• Czy skany dokumentów są wystarczające do wszczęcia postępowania o sprowadzenie zwłok/szczątków z zagranicy w celu pochowania?
• Czy do wniosku o sprowadzenie zwłok/szczątków z zagranicy mogą być dołączone kserokopie dokumentów?
• Procedura przygotowania dokumentów do złożenia w Starostwie Powiatowym w związku ze sprowadzeniem zwłok lub szczątków z zagranicy
• Czy we wniosku musi być informacja o miejscu przechowywania zwłok lub urny do momentu pochówku?
• [Przykład] Starostwo dostało wniosek, który powinien wpłynąć do starostwa na innym terenie. Czy w takiej sytuacji należy wpisać decyzję odmowną? Czy powinno się przekazać wniosek odpowiedniemu organowi?
• [Przykład] Pani miała przypadek, że jedna firma sprowadza zwłoki, a kolejnym etapem, jakim był pochówek, zajęła się już inna firma pogrzebowa. W momencie zgłaszania wniosku przez pierwszą firmę był problem z dokumentami pochówku, ponieważ tym zajmowała się już inna firma. Co należy zrobić w takiej sytuacji?
• [Przykład] Starostwo polega tylko na oświadczeniu rodziny osoby zmarłej, że dana osoba zostanie pochowana w konkretnym powiecie – skąd mieć pewność, że to na pewno będzie w tym powiecie? Czy mogą wymagać oświadczenia od parafii?
• [Przykład] Wśród żądanych dokumentów znajduje się: akt zgonu i świadectwo kremacji. Nierzadko zdarza się, że rodzina nie posiada oryginałów, tylko kserokopie tych dokumentów. Czy w świetle przepisów prawa, są wystarczającym dokumentem do rozpoczęcia postępowania w urzędzie? Kto może złożyć wniosek o sprowadzenie zwłok?

2. Wydawanie upoważnień oraz opłaty za udzielone pełnomocnictwo

• Kto może udzielić pełnomocnictwa?
• Opłaty za udzielone pełnomocnictwo. (Gdzie należy uiścić opłatę za udzielone pełnomocnictwo?)
• Czy osoba, która mieszka w Polsce, może złożyć wniosek za osobę z zagranicy, która zadeklarowała się, że przewiezie zwłoki?
• Pełnomocnictwo do składania wniosku o sprowadzenie zwłok/szczątków z zagranicy – wzór
• Czy upoważnienie musi być wypisane w kolejności: mąż, żona, dzieci, czy też dopuszczalne jest wskazanie osób w innej kolejności, jeśli ta kolejność byłaby problematyczna?
• Czy można wydać decyzję innemu członkowi rodziny, w momencie gdy osoba składająca wniosek zaznacza, że decyzję odbierze inny członek rodziny (matka występuje z wnioskiem i zgłasza, że decyzję odbierze jej syn)?
• Pełnomocnictwo do odbioru decyzji – wzór
• Przykład] Osoba za granicą nie umie złożyć wniosku elektronicznie, a chce przewieźć zwłoki. Czy może w jej imieniu złożyć wniosek osoba z rodziny, która mieszka w Polsce. Osoba, która będzie wtedy przewozić zwłoki, będzie posiadać tylko skan decyzji. Czy decyzja może być wydana na inną osobę? Czy ta osoba z zagranicy musi jakoś spróbować złożyć wniosek sama ePUAP-em? Czy należy pobierać opłatę skarbową za pełnomocnictwo? Często można znaleźć informację, że w jednym ze starostw pobierają taką opłatę, a winnym już nie.
• Jak powinno przebiegać upoważnienie firmy pogrzebowej przez członka rodziny, aby firma mogła przesyłać dokumenty poprzez ePUAP do starostwa?
• Pełnomocnictwo dla firmy pogrzebowej do składania wniosku o sprowadzenie zwłok/szczątków z zagranicy oraz przesyłania dokumentów przez ePUAP – wzór

3. Wnioski i dokumentacja elektroniczna dostarczana przez ePUAP /e-Doręczenia

• Czy wnioski z ePUAP można traktować jako oryginały, pomimo że są to skany? Czy można bazować na dokumentach wydanych drogą elektroniczną? Czy muszą być oryginalne?
• [Przykład] Firmy pogrzebowe przesyłają za pomocą ePUAP-u dokumenty prosząc o przesłanie podpisanej ręcznie decyzji e-mailem. Wówczas urzędnik wysyła zwykle e-mailem skan decyzji, ale także przesyła ePUAP-em decyzję podpisaną elektronicznie. Firma nie potwierdza odbioru w ePUAP-ie, ponieważ posiada skan przesłany e-mailem. Czy powinno się w takim wypadku wysyłać e-mailem skan decyzji, tak jak o to proszą? Czy tylko ePUAP-em?
• Czy wniosek o sprowadzenie zwłok z zagranicy można złożyć za pośrednictwem e-Doręczeń?
• Podpis zaufany a podpis kwalifikowany – tabela porównawcza

4. Konieczna dokumentacja do wydania zezwolenia – jakie dokumenty muszą być wymagane?

• Jakie dokumenty muszą być wymagane od firmy pogrzebowej oraz rodziny, która sprowadza zwłoki, czy też prochy?
• Czy rodzina powinna wysłać dokumenty poprzez pocztę priorytetową?
• Czy oryginały dokumentów muszą być dostarczone w przeciągu trzech dni?
• Czy wystarczy okazać oryginały dokumentów przy odbiorze decyzji, aby sporządzono z tego notatkę, czy też należy pozostawić oryginały?
• Co należy zrobić w sytuacji kiedy są rozbieżności w dokumentacji sanepidu, a akcie zgonu co do daty znalezienia ciała?
• Czy osoba przysięgła może przetłumaczyć skan, czy tylko oryginał?
• Czy należy pobierać oświadczenie od księdza z parafii, że miejsce jest zarezerwowane na trumnę na cmentarzu?
• Wzór zaświadczenia od parafii/zarządcy cmentarza, które można dołączyć do wniosku o sprowadzenie zwłok/szczątków z zagranicy
• Jaki może być inny dokument zamiast aktu zgonu, który udokumentuje, że osoba nie żyje? Czy cmentarz powinien wydawać zaświadczenie na temat pochowania urny?
• Jak należy czytać/ rozpoznawać dokumenty dotyczące aktów zgonów międzynarodowych? Jak weryfikować akta zgonu wystawiane przez inne kraje, które różnią się od tych z Polski np. Akt z Holandii? Na co należy zwrócić uwagę?
• Checklista do weryfikacji aktów zgonu z zagranic:
• weryfikacja holenderskiego aktu zgonu,
• weryfikacja niemieckiego aktu zgonu,
• weryfikacja francuskiego aktu zgonu.

5. Określenie przyczyny zgonu – jaki dokument ma przedstawić rodzina, jeżeli w akcie zgonu nie ma wpisanej przyczyny zgonu?

• Tabela ułatwiająca przygotowanie wniosku o sprowadzenie zwłok/szczątków z zagranicy w celu pochowania, gdy w akcie zgonu nie ma wpisanej przyczyny zgonu
• Czy w przypadku prochów należy ubiegać się o potwierdzenie, że przyczyną śmierci nie była choroba zakaźna?
• W ustawie znajduje się wykaz chorób zakaźnych i nasuwa się pytanie, co z COVID-em? W wykazie go nie ma, a jest chorobą zakaźną.
• Co należy zrobić w przypadku, gdy brakuje przyczyny zgonu w karcie zgonu i innych dokumentach? Jaki dokument potwierdzający śmierć należy posiadać, jeżeli w akcie nie ma wpisanej przyczyny zgonu?
• Co jest dokumentem urzędowym, który wyklucza chorobę zakaźną jako przyczynę śmierci? Często na aktach zgonu nie ma przyczyny śmierci zmarłej osoby. Jaki dokument ma przedstawić rodzina w momencie gdy na akcie zgonu wykluczona została choroba zakaźna?
• [Przykład] Nie wszystkie państwa wydają akt zgonu wraz z informacją, że choroba zakaźna została wykluczona. Rodziny mają potem problem, bo nie wiedzą, skąd takie zaświadczenie dostać. Co zrobić w takiej sytuacji? Sanepid bez takiego dokumentu nie chce wystawić decyzji. Czy rodziny w takiej sytuacji powinny napisać oświadczenie?
• Schemat krok po kroku, co zrobić gdy akt zgonu nie zawiera przyczyny śmierci ani informacji o chorobach zakaźnych, aby wniosek o sprowadzenie zwłok/prochów z zagranicy mógł zostać zaakceptowany.

6. Wydawanie decyzji o sprowadzenie zwłok/szczątków z zagranicy

• Co powinna zawierać decyzja?
• Decyzja dotycząca sprowadzenia zwłok/szczątków z zagranicy w celu pochowania – wzór
• Czy w decyzji powinny być umieszczone dane wnioskodawcy np. pesel, jeżeli obowiązuje RODO? Czy można wydać decyzję na podstawie skanów?
• Co w sytuacji, gdy organ wyda decyzję na podstawie skanu i po załatwionej sprawie rodzina nie wyśle oryginałów dokumentów?
• Jak powinna przebiegać zmiana decyzji w przypadku wykrycia w niej nieprawidłowości już po wydaniu?
• Czy w decyzji starosty mogą być wskazane dwie osoby – jedna będąca wnioskodawcą załatwiającą formalności w starostwie i druga przewożąca urnę, bądź zwłoki (firma)?
• Czy w decyzji musi być wskazana trasa przewozu zwłok, urny np. Berlin – Toruń – Zakład Pogrzebowy – miejsce przechowywania – cmentarz np. Chełmża, czy wystarczy tylko Berlin – Chełmża?
• Czy podczas wydawania decyzji należy załączyć tylko przetłumaczony akt zgonu i świadectwo kremacji? Czy nieprzetłumaczony akt zgonu i świadectwo kremacji też powinny być dołączone do akt sprawy?
• Czy trzydniowy termin na wydanie zezwolenia obejmuje dni wolne od pracy np. weekendy? Czy trzydniowy termin na wydanie decyzji ma główny inspektorat sanitarny, czy starostwo?
• [Przykład] Starostwo dostaje wniosek o godzinie 15:00 w piątek. Czy mają to zrobić na już, bo mają czas tylko do poniedziałku? Czy jednak trzydniowy termin nie obejmuje weekendów? Czy decyzja ma zostać wysłana z urzędu (skan wniosku) do ambasady? Czy bezpośrednio do osoby wnioskującej?
• Czy w decyzji należy wskazać numer rejestracyjny i markę pojazdu, który będzie wiózł trumnę z ciałem? Czy wystarczy tylko rodzaj pojazdu?
• Czy w decyzji wystarczy podać tylko firmę, która zajmuje się przewozem?
• [Przykład] Ktoś złożył wniosek na tę samą osobę dwa razy w odstępstwie kilku lat. Okazało się, że za pierwszym razem urna nie została sprowadzona do Polski – i tu pojawiło się pytanie, czy można wydać decyzję na tę samą osobę dwa razy?
• Jak powinno przebiegać nadanie decyzji odnośnie rygoru natychmiastowej wykonalności wraz z odpowiednim pouczeniem?
• Decyzja odmowna
• Wzór decyzji odmownej
• Co uznaje się za skuteczną wysyłkę decyzji dotyczącej sprowadzenia zwłok/szczątek z zagranicy i jej odebranie?

7. Współpraca z konsulatem

• Czy powiat ma obowiązek poinformować konsulat o wydaniu decyzji dotyczącej sprowadzenia zwłok/szczątków z zagranicy?
• Czy konsulat ma prawo żądać wysłania decyzji przez urząd, a nie przez firmę/osobę prywatną? Czy rodzina może dostarczyć decyzję konsulatów?
• [Przykład] Niektóre firmy podają adresy, na które należy wysłać decyzje, ale nie są to adresy ambasady. Czy organ może wysłać decyzję na kanały robocze (adres podany przez firmę)? Czy musi oficjalnie na adres ambasady?

8. Współpraca z sanepidem

• Jakich dokumentów wymaga sanepid od starostwa?
• Czy trzeba od sanepidu pobierać oświadczenie w czasie decyzji?
• Lista dokumentów i wymagań przy sprowadzeniu zwłok/szczątków z zagranicy w celu pochowania
• Czy sanepid może żądać zaświadczenia kremacji?
• Sanepid wymaga dokumentu potwierdzającego brak choroby zakaźnej w przypadku prochów – i tu pojawia się dylemat, czy sanepid może wymagać takiej informacji? Czy w przypadku sprowadzenia urny, czyli skremowanego ciała, wymagane jest zaświadczenie, że przyczyną śmierci nie była choroba zakaźna?
• Czy w razie niewyrażenia zgody przez sanepid, starostwo i tak może wydać taką decyzję?

9. Współpraca z koronerem

• Skąd starostwo ma wziąć środki na koronera?
• Czy powiat ma obowiązek powołać koronera?
• Jak należy powołać koronera, gdy w powiecie nie ma szpitala? Kto w takiej sytuacji może być koronerem?