Wideoszkolenie: Erasmus +

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• W jakim języku powinna zostać sporządzona umowa zawierana ze szkołami partnerskimi?
• Czy księgowa będąca w kadrze zarządzającej projektem może wyjechać na mobilność?
• Czy zespół projektowy powinien być powołany zarządzeniem dyrektora?
• Czy kontakt z partnerem powinien być w 2 językach?
• Jakie dokumenty przechowywać jako potwierdzenie działania w przypadku wizyty przygotowawczej?
• Co w przypadku, gdy jeden z uczestników na lotnisku doznałby urazu?
• Co, jeżeli nauczyciel zrezygnuje, a dostał już środki?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Na co zwracać uwagę podczas podpisywania umowy z Erasmus+?

• Kto jest odpowiedzialny za pisanie umów w ramach projektów Erasmus?
• Czy umowa może być zawarta na kierownika projektu?
• W jakim języku powinna zostać sporządzona umowa zawierana ze szkołami partnerskimi?
• Czy umowa projektu musi być w języku polskim?
• W czyjej gestii jest przetłumaczenie dokumentacji, która jest w języku angielskim - organizatorów/koordynatorów projektu, nauczycieli czy księgowości?
• Czy w umowie powinien być zawarty zapis dotyczący sposobu zapewnienia bezpieczeństwa, np. że osoby zostaną przeszkolone z pierwszej pomocy, a w miejscach zajęć będzie monitoring?
• Czy w ramach mobilności szkolnej umowę partnerską podpisujemy ze szkołą goszczącą, czy organizacją przyjmującą?
• Czy szkoły podpisują umowy z instytucją zagraniczną organizującą mobilność?
• Czy rozliczenie między szkołą polską a holenderską powinno zostać ustalone w umowie partnerskiej?
• Czy w akcji 121 muszą być umowy partnerskie z organizacjami przyjmującymi?
• Jakie postanowienia powinny zostać zawarte w umowie z partnerami w projekcie KA2, aby zabezpieczyć szkołę przed ryzykiem niewywiązania się partnera z umowy?
• Czy przy projekcie akredytacji powinniśmy posiadać oryginały umów z partnerami, do których przesyłamy środki? Czy umowy w formie skanów są dopuszczalne?
• Organ wymaga oryginału umowy z partnerem w przypadku akredytacji. W umowie zawarty jest termin przekazania środków partnerowi do 30 dni od podpisania umowy. Czy trzeba trzymać się tego terminu, czy można aneksować umowę?
• Posiadając akredytację, jakie dokumenty powinno się mieć skompletowane?

2. Koordynacja

• Czy w zespole rekrutacyjnym wystarczy, aby był dyrektor, wicedyrektor i koordynator?
• Czy zespół projektowy powinien być powołany zarządzeniem dyrektora?
• Czy w zespole projektowym mogą być nauczyciele wytypowani przez dyrektora do wyjazdu w ramach programu Erasmus +?
• Czy nauczyciel może odmówić dyrektorowi udziału w programie Erasmus +?
• Czy może być dwóch koordynatorów projektu?
• Jakie obowiązki wykonuje koordynator zewnętrzny?
• Czy szkoła może skorzystać z usług koordynatora zewnętrznego?
• Jak dobrze podzielić prace między koordynatorem a księgową?

3. Kto może wyjechać? Kto jedzie na wizytę przygotowawczą?

• Czy księgowa będąca w kadrze zarządzającej projektem może wyjechać na mobilność?
• Czy na spotkanie może pojechać nauczyciel z oddziału przedszkolnego?
• Czy na wizytę przygotowawczą może pojechać księgowa?
• Czy na wizytę przygotowawczą może jechać sekretarka, która jest w zarządzie organu prowadzącego?
• Czy na wizytę przygotowawczą może jechać rodzic ucznia?
• Jakie dokumenty stanowią potwierdzenie działań podjętych w zakresie wizyty przygotowawczej?
• Czy wizyta monitorująca jest tym samym co przygotowawcza?
• Czy księgowa może występować w roli opiekuna?

4. Współpraca z partnerem

• Czy partnerem może być koordynator z Polski, jeżeli wyjazdy są zagraniczne?
• Czy kontakt z partnerem powinien być w 2 językach?
• Jeżeli współpracowaliśmy z partnerem w ramach edukacji szkolnej, a tym razem chcielibyśmy rozpocząć z nim współpracę w ramach innego sektora, to czy uzasadnione jest wpisanie we wniosku wizyty przygotowawczej?
• Co powinien zawierać invitation letter?
• Czy lista obecności musi być potwierdzona przez instytucję przyjmującą?

5. Szkolenia i kursy

• Czy obowiązkowe jest wprowadzenie zajęć wsparcia językowego i kulturowego w ramach wsparcia organizacyjnego?
• Czy w przypadku tygodniowych kursów dla nauczycieli jest obowiązkowe przygotowanie językowe?
• W akredytacji mamy zaplanowane kursy dla nauczycieli. Przy dwóch widnieje zapis „zagraniczny”, a przy dwóch „szkolenie”. Czy szkolenie może być szkoleniem w Polsce?
• Czy learning agreement i suplement jest obowiązkowy przy kursach językowych i metodycznych dla nauczycieli?
• Czy wyjazd na job shadowing jest rodzajem kursu / szkolenia?
• Czy jest określona liczba godzin lekcyjnych na wsparcie językowe i kulturowe? Czy takie zajęcia może prowadzić firma zewnętrzna?
• Czy z edukacji szkolnej na kurs językowy, specjalistyczny lub job shadowing może jechać nauczyciel religii, logopeda, sekretarka lub księgowa?
• Jak przeprowadzić szkolenie, jeżeli nie można tego ująć na platformie?
• Jaka dokumentacja powinna być po uczestnictwie nauczyciela w kursie językowym lub szkoleniu metodycznym?
• Czy z OLS mogą korzystać uczestnicy mobilności grupowej?
• Czy skorzystanie z OLS jest obowiązkowe dla 5-dniowej mobilności uczniów?
• Czy przy mobilności szkoleniowych nauczycieli w ramach akredytacji jest wymagana faktura potwierdzająca zapłatę za kurs?

6. Certyfikaty

• Jaki dokument stanowi potwierdzenie osiągnięcia efektów kształcenia?
• Co z certyfikatami w przypadku wyjazdów uczniów klasy ósmej, którzy nie będą mieli stażu zawodowego?
• Jeżeli certyfikat wydaje organizacja przyjmująca, to czy podpisuje go również organizacja wysyłająca i uczestnik?
• Jeżeli na certyfikacie jest podpis uczestnika, to czy trzeba wymagać listy obecności wszystkich uczestników?
• Czyje podpisy muszą znaleźć się na certyfikacie?
• Czy tłumaczenie certyfikatu z mobilności jest obowiązkowe?
• Czy powinniśmy zachować kopię certyfikatu?
• Gdzie znajduje się Beneficiary Module?
• Czy w Beneficiary Module opisujemy zdobyte kompetencje przy opisie dyplomu?
• Czy Europass jest obowiązkowy?
• Czy Europass do kursu językowego jest obowiązkowy?
• Czy trzeba drukować Europass uczestnikom? Czy wystarczy przesłać im w formie elektronicznej?
• Kto wypełnia Europass?

7. Wsparcie organizacyjne – wydawanie pieniędzy w określonych przypadkach; na co można przeznaczyć otrzymane środki?

• Czy pieniądze na projekt mają najpierw wpłynąć do organu prowadzącego szkołę, a następnie zostać jej przekazane? Czy bezpośrednio trafią na konto szkoły?
• Na co możemy przeznaczyć otrzymane środki? Jakie elementy całej podróży mogą być opłacone ze środków otrzymanych?
• Czy beneficjenci programu mogą zmieniać kwoty między zadaniami w ramach budżetu bez zgody osób prowadzących?
• Czy dyrektor szkoły może decydować o środkach, które zostaną?
• Jeżeli osoba rezygnuje z wyjazdu, a bilety lotnicze zostały zakupione, to kto ponosi koszty przebookowania biletu? Czy uczestnik, który zrezygnował, powinien ponieść koszt?
• Czy uczestnik może otrzymać ryczałt w formie zaliczki na zakup biletu lotniczego i sam go zakupić?
• Czy oszczędności z podróży można przeznaczyć na wsparcie organizacyjne?
• Jeżeli organizacja zapewnia podróż, to czy zaoszczędzone środki mogą być wydane na wydatki ze wsparcia indywidualnego?
• Jeżeli ze wsparcia indywidualnego zapłacimy hotel i wyżywienie, to czy pozostałą kwotę przypadającą na ucznia szkoły średniej wypłacić w formie ryczałtu uczniowi?
• Skróciły się dni mobilności, co spowodowało oszczędności. Czy te środki można przeznaczyć na pomoce dydaktyczne? Czy na ich wydanie musimy mieć zgodę Narodowej Agencji?
• Po powrocie z mobilności pozostały środki ze wsparcia organizacyjnego – około 10 tys. Na co można przeznaczyć te środki?
• Kto płaci za transport lokalny w przypadku przyjmowania uczniów z zagranicy?
• Będziemy przyjmować 12 uczestników i 6 nauczycieli. Kto płaci za transport lokalny?
• Przyjmujemy 20 uczniów i 2 nauczycieli z Holandii w ramach KA121 i mamy dla nich zorganizowany program. Czy możemy zapłacić za transport lokalny, zajęcia i bilety wstępu do muzeum ze środków bieżących szkoły? Czy wystawiamy dla partnera z Holandii fakturę za organizację mobilności?
• Czy szkoła może sama zorganizować wyżywienie i zakwaterowanie, a transportem i programem kulturowym może zająć się firma zewnętrzna?
• Jakie pomoce dydaktyczne można zakupić w ramach wsparcia organizacyjnego?
• Gdzie można sprawdzić, ile przyznała nam agencja na podróż, wsparcie indywidualne, kurs, a ile na wsparcie organizacyjne?
• Realizujemy kolejny projekt w ramach akredytacji. Czy w ramach wsparcia organizacyjnego można zakupić środki trwałe, np. szafę na dokumentację lub laptopa?
• Kupujemy dzieciom koszulki - czy to jest wsparcie, czy cele promocyjne?
• Podczas wizyty uczniów z zagranicy ponosimy koszty organizacji uroczystej kolacji. Czy koszt kolacji musi być pokryty ze wsparcia organizacyjnego?
• Czy we wsparciu organizacyjnym są progi procentowe na pomoce dydaktyczne, honoraria dla koordynatora i księgowej oraz przygotowanie kulturowe, pedagogiczne i językowe?
• Jakie koszty mogą być zawarte we wsparciu włączenia dla organizacji?
• Jakie koszty można ponosić, a jakie będą rozliczane z wkładu własnego?
• Czy SCUW prowadzący obsługę księgową może wymagać od prowadzącego projekt określenia kwoty wynagrodzenia dla księgowej prowadzącej projekt?
• Czy opiekunom również należy się kieszonkowe?

8. Dokumentowanie realizacji wydatków

• Czy oświadczenie uczestnika wyjazdu może stanowić potwierdzenie wydatku, na który nie ma rachunku lub faktury?
• Jakie dokumenty księgowe powinni przedkładać partnerzy na potwierdzenie realizacji wydatków? Czy muszą być to faktury?
• W jaki sposób udokumentować wydawanie pieniędzy? Czy musi być faktura? Czy wystarczą paragony?
• Jaką dokumentację należy prowadzić? (paragony czy ryczałtowo)
• Jakie dokumenty przechowywać jako potwierdzenie działania w przypadku wizyty przygotowawczej?
• Jeżeli uczniowie goszczą u siebie w domach uczniów z innych krajów, to czy naszym uczniom powinniśmy przekazać pieniądze na wyżywienie? W jaki sposób udokumentować ich przekazanie?
• Uczestnicy podpisują umowę i otrzymują 100% dofinansowania. Rozliczają się ryczałtowo. Po powrocie przekładają tylko certyfikaty. Czy powinniśmy wymagać innych dokumentów w postaci delegacji czy biletów?
• Uczniowie wyjeżdżają z dwoma opiekunami. Opłacamy im podróż, a nocleg mają u rodzin. Wsparcie indywidualne otrzymują opiekunowie, z czego opłacają im wyżywienie, przejazdy i inne wydatki. Czy muszą przedstawiać faktury, aby się z tego rozliczyć?
• Jaki dokument stanowi potwierdzenie dla księgowości, jeżeli nauczyciel wyjeżdża na job shadowing i otrzymuje ryczałt w złotówkach?
• Co w przypadku, kiedy uczestnicy nie wykorzystują całej kwoty? Jak to udokumentować?
• Czy pieniądze, które zostaną, możemy zachować, wydać, czy należy je zwrócić? Jeśli tak, to komu i kiedy?

9. Poszczególne przypadki

• Co zrobić, kiedy dziecko rezygnuje z wyjazdu?
• Co, jeżeli nauczyciel zrezygnuje, a dostał już środki?
• Co w przypadku, gdy jeden z uczestników na lotnisku doznałby urazu?
• Czy zmiana opiekuna na skutek odwołania dyrektora szkoły będzie stanowić siłę wyższą? Czy trzeba zmienić bilet i polisę?
• Jakie dokumenty poświadczają udział sił wyższych?
• Czy bilety najlepiej rezerwować imiennie, czy grupowo? Co jest bardziej opłacalne i w jakich sytuacjach? Co w sytuacji, kiedy dziecko zrezygnuje z wyjazdu, a bilety są zarezerwowane grupowo?
• Kiedy podróż można uznać za „zieloną”, jeżeli podróżujemy częściowo autokarem, a częściowo samolotem?
• W umowie dla uczestnika jest zapis, że umowa obejmuje okresy mobilności i dni podróży. Czy w przypadku green travel wpisujemy 9 dni?
• Jakie wydarzenia promocyjne mogą być prowadzone w ramach dzielenia się wiedzą?
• Czy opiekunowie są uczestnikami mobilności?
• Co w przypadku, gdy uczestnik z powodu zdarzenia losowego nie będzie mógł wyjechać na mobilność?
• Czy dni mobilności to dni działań? Czy do dni mobilności można doliczyć dzień podróży, jeżeli podróż odbywa się samolotem?
• Co jest wymagane w poszczególnych rodzajach mobilności?
• Czy przy mobilności szkoleniowej nauczycieli w ramach akredytacji jest wymagana faktura potwierdzająca zapłatę za kurs?
• Kiedy jest termin składania wniosków o krótkoterminową mobilność edukacyjną?
• W jaki sposób udowodnić, że uczestnik ma mniejsze szanse?
• Jak na etapie wnioskowania przewidzieć, ilu uczniów w projekcie będzie z mniejszymi szansami?
• W jakiej kategorii projektu ująć program obserwacji pracy w Chinach dla 3 osób?

10. Raport końcowy – omówienie krok po kroku: jak poprawnie przebiega cały proces wykonywania raportu końcowego?

• Jak poprawnie napisać raport końcowy?
• Czy raport końcowy można wygenerować do formatu pdf lub wydrukować?
• Co w przypadku, gdy uczestnik nie wypełnił raportu w wyznaczonym terminie? Czy można ponownie wysłać prośbę o wypełnienie?
• Jakie załączniki dołączamy do raportu końcowego?
• Jaka jest procedura, jeśli po złożeniu raportu końcowego nie otrzyma się pełnego zwrotu kosztów?
• Wypełnianie raportu w BM w ramach akredytacji po 3 latach trwania projektu

11. Kontrole

• Kto i w jakim momencie będzie weryfikował, czy spełnione są wszystkie formalne wytyczne?
• Jaką dokumentację należy przygotować przed kontrolą?
• Czy wewnętrzne dokumenty księgowe muszą zawierać logotypy na potrzeby projektu?
• Czy logo Erasmus+ zostało zastrzeżone i musi być niewidoczne na dokumentach?
• Logo w projekcie 2023 – współfinansowane, czy dofinansowane przez UE?
• Czy na każdym dokumencie powinno znajdować się logo Erasmus +?
• Co w przypadku, gdy szkoła jest w ORS, ale nie można podpiąć dokumentów do niej?
• Skąd wziąć certyfikat podczas kontroli, jeżeli wręczany jest on uczestnikowi?
• Czy tłumaczenie faktur jest obligatoryjne?

12. Jak starać się o akredytację Erasmus+?

• Czy w przypadku akredytacji uczestnik może jechać więcej niż jeden raz?
• Czy na przyszły rok można sporządzić wniosek o akredytację na 5 lat, pomimo że program kończy się w 2027 r.?
• Do kiedy należy złożyć budżet w akredytacji?
• Czy w przypadku projektu akredytacji są określone stawki za podróże, szkolenia, nocleg i wsparcie indywidualne?
• Czy koszty napisania projektu są pokrywane przed realizacją projektu?

13. Archiwizacja

• Jakie dokumenty należy przechowywać w szkole po zakończeniu projektu?
• Jak długo przechowujemy dokumentację projektową?
• Ile lat powinien być przechowywany w szkole majątek pochodzący z projektów unijnych?