Wideoszkolenie: Kadry w OPS i PCPR

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Staż pracy – nowe zasady – zakres wliczanych okresów (również umowy cywilnoprawne i praca za granicą), potwierdzanie nowych tytułów, liczenie w okresie wypowiedzenia i przy nakładających się okresach.
• Jawność wynagrodzeń– nowe obowiązki w ogłoszeniach i procesach rekrutacyjnych, dostosowanie regulaminu.
• Wynagrodzenia samorządowe – zmiana tabel minimalnych kwot (rozporządzenie od 1 III 2025), porządkowanie kategorii zaszeregowania i zasady obniżania bez zgody.
• Weryfikacja osób pracujących z dziećmi– Krajowy Rejestr Karny, Rejestr Przestępstw na Tle Seksualnym i komisji, procedury dla pracowników, wolontariuszy, obcokrajowców oraz pozyskiwanie danych z ostatnich 20 lat.
• Zatrudnianie pracowników socjalnych i asystentów – uprawnienia dodatkowe (urlopy, dodatek terenowy, pomoc prawna), zadaniowy czas pracy, awanse i służba przygotowawcza urzędników.
• Dokumentacja pracownicza i ewidencja czasu pracy – prowadzenie akt przy zmianach stanowisk, wydawanie odpisów, pieczętowanie, zasady dokumentacji zadaniowego czasu pracy.
• Ryczałty samochodowe i ekwiwalenty odzieżowe– wprowadzanie ryczałtów dla samochodów prywatnych i służbowych, badania profilaktyczne, ekwiwalent za odzież terenową.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Ostatnie problemy OPSÓw i PCPRów, które omówimy w trakcie szkolenia:

Staże pracownicze „po nowemu” – bieżące problemy w praktyce, w szczególności:

• Jak traktować nagrody jubileuszowe, np. takie, które pracownik – teoretycznie – nabył 3 lata temu? Czy w grę wchodzi przedawnienie roszczeń pracowniczych?
• Co w sytuacji, gdy okazuje się, że pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej u poprzedniego pracodawcy?
• Czy nagrody jubileuszowe wypłacane „wstecz” powinny zostać oskładkowane?
• Co zrobić, gdy – naszym zdaniem – pracownik nie udowodnił prawa do przeliczenia stażu? Czy można odmówić przeliczenia i jakie mogą być konsekwencje takiej decyzji?
• Zwolnienie chorobowe w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej – jak zaliczać taki okres do stażu pracy?
• oraz wiele innych zagadnień związanych ze stażem pracy według nowych zasad, które w praktyce budzą wątpliwości.

Dyrektywa dotycząca luki płacowej – kluczowe obowiązki i zmiany, m.in.:

• Jak prawidłowo formułować ogłoszenia o pracę?
• Czy i kiedy należy zmieniać umowy o pracę w związku ze zmianami w nazewnictwie stanowisk?
• oraz inne istotne kwestie wynikające ze zmian w przepisach wdrażanych na podstawie dyrektywy.

A ponadto:

• Problematyczne kwestie związane z rekrutacją, zatrudnianiem i awansowaniem pracowników (w tym pracowników socjalnych, asystentów rodziny oraz urzędników)
• Najczęstsze błędy w prowadzeniu akt osobowych – na co zwrócić uwagę, aby uniknąć nieprawidłowości
• Ryczałty samochodowe oraz obowiązki pracodawcy w zakresie profilaktyki zdrowotnej związanej z używaniem pojazdu w pracy

47 pytań, które padły podczas ostatniego terminu szkolenia:

• Posiadane jest zaświadczenie dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej, zawierające informację o zwolnieniu z obowiązku opłacania składek w okresie od … do …. Czy wskazane okresy należy odliczyć od stażu pracy, z uwagi na pobieranie zasiłku chorobowego?
• W przypadku naliczenia stażu pracy i nabycia prawa do nagrody jubileuszowej w 2025 roku, z jaką datą powinna zostać dokonana wypłata nagrody?
• Po doliczeniu stażu pracy ustalono, że po wypłacie nagrody jubileuszowej za 25 lat pracy nastąpiło przekroczenie progu 35 lat stażu. Jaki jest sposób wypłaty nagrody jubileuszowej w takiej sytuacji oraz co z nagrodą przysługującą za 30 lat pracy.?
• Czy staż pracy wyrównujemy 3 lata wstecz?
• Pracownik zatrudniony parę lat temu, przy ustalaniu wtedy stażu pracy nie doniósł zaświadczenia z urzędu pracy o okresie pobierania zasiłku dla bezrobotnych. Jeżeli przyniósłby je teraz od kiedy wyrównujemy dodatek stażowy?
• Na jakiej podstawie należy odliczyć okres pobierania zasiłku chorobowego z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, skoro do stażu pracy doliczono już okres wykonywania umowy zlecenia zawartej na początku zatrudnienia, a w wyniku ponownego przeliczenia ustalono, że 20-letni staż został osiągnięty już w grudniu 2025 roku?
• Czy różnicę wypłacamy nawet w ciągu najbliższych 2 lat?
• Co w sytuacji, gdy nagroda jubileuszowa za 30 lat pracy zostanie wypłacona w styczniu 2026 roku, natomiast w marcu 2026 roku zostanie przyznana podwyżka obowiązująca z mocą od stycznia 2026 roku?
• Są opinie Radców prawnych, że te nagrody jubileuszowe, które po doliczaniu stażu miałyby być w poprzednim roku to ich nie wypłacamy, bo przepisy weszły od 1.01.2026. Jakie postępowanie jest poprawne?
• Co w sytuacji, gdy w grudniu 2027 roku zostaną dostarczone dokumenty, z których wynika prawo do wyższego dodatku stażowego oraz nagrody jubileuszowej, a w budżecie OPS na 2027 rok nie zostały zaplanowane środki na te świadczenia? Czy w takim przypadku dopuszczalna jest wypłata należnych świadczeń w 2029 roku, po zaplanowaniu odpowiednich środków w budżecie na lata 2028–2029?
• Dlaczego należy odliczać okres pobierania zasiłku chorobowego przy prowadzeniu działalności gospodarczej od stażu pracy, a dla studenta, za którego nieodprowadzane są żadne składki doliczać okres do stażu pracy? A co z działalnością gospodarczą i ulgą na start?
• Z pracownikiem zawarto umowę zlecenia np. od 01.02.2025 do 31 marca 2025 r. w między czasie pracownik został zatrudniony na umowę o pracę od dnia np. 18.02.2025 r. Czy zasadne jest doliczenie okresu od 01.02.2025 do 17.02.2025 (tj. dzień poprzedzający zawarcie umowy o pracę) pomimo tego, że umowa zlecenia nadal trwa do 31.03.2025?
• Czy służbę przygotowawczą przeprowadza się z pracownikiem zatrudnionym na zastępstwo?
• Dokonywana jest zmiana umowy o pracę w drodze porozumienia stron, polegająca na zmianie stanowiska z nie urzędniczego na urzędnicze. Pracownik często korzysta ze zwolnień lekarskich. Czy taka zmiana jest prawidłowa?
• Jeśli osoba ma zdany egzamin na stanowisko urzędnicze korpusu służby cywilnej - czy można zaliczyć ten dokument na stanowisko urzędnika samorządowego i pominąć służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem?
• Jak należy postąpić z aktami osobowymi w przypadku przeniesienia pracownika do innej jednostki, gdy dotychczasowe akta podlegają 50-letniemu okresowi przechowywania, natomiast zgodnie z obowiązującymi przepisami aktualnie obowiązuje 10-letni okres archiwizacji?
• Starszy specjalista pracy socjalnej został starszym specjalista pracy socjalnej - koordynatorem czy musi być nowe skierowanie na badani okresowe?
• Z czego wynika fakt, że w aktach osobowych nie stosujemy pieczątki za zgodność z oryginałem?
• W przypadku gdy w grudniu 2027 roku zostaną dostarczone dokumenty potwierdzające staż pracy, a po jego doliczeniu ustalone zostanie nabycie prawa do nagrody jubileuszowej z miesiącem lutym 2026 roku, powstaje pytanie, z którego miesiąca należy przyjąć wynagrodzenie do obliczenia nagrody jubileuszowej: z lutego 2026 roku czy z miesiąca faktycznej wypłaty nagrody.
• Ile ważna jest informacja z KRK?
• Czy asystentowi rodziny, który ma zawartą umowę na ryczałt samochodowy przysługuje refundacja zakupu okularów w związku z wydanym przez lekarza medycyny pracy orzeczeniem lekarskim w którym to wskazuje konieczność stosowania okularów podczas jazdy samochodem? Czy są przepisy które regulują tą kwestię?
• Jak należy rozliczać urlop w systemie zadaniowego czasu pracy, gdy pracownik wykonuje pracę w różne dni i różne godziny w zależności od potrzeb? W przypadku zatrudnienia na 1/2 etatu, przy czym w jednym dniu pracuje 4 godziny, a w innym 6 godzin, przy tygodniowej normie pracy wynoszącej 20 godzin. W jaki sposób należy ustalić wymiar urlopu?
• Pracownikowi, który dostarcza dokumenty stażowe w grudniu 2027, po doliczeniu stażu pracy pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru 26 dni od 01-01-2026 (pełny etat dotychczas 20dni urlopu). Jak poprawnie wyliczyć należny urlop i do kiedy ma czas pracownik wybrać ten "doliczony" urlop wybrać?
• Mamy nowego pracownika socjalnego, który wykorzystał dodatkowy urlop w poprzednim OPS-ie w 2025 r. Jak ustalić, kiedy będzie mu przysługiwał kolejny urlop u nas? Czy potrzebujemy zaświadczenie z poprzedniego OPS-u i od zakończenia urlopu dodatkowego w nim liczyć kolejne dwa lata?
• Czy pracownik socjalny może korzystać z pojedynczych dni z dodatkowego urlopu dla pracownika socjalnego?
• Czy urlop wychowawczy przerywa prawo do urlopu specjalnego dla pracownika socjalnego?
• Pracownik socjalny nabył prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w czerwcu 2022 roku, natomiast wykorzystał go dopiero w sierpniu 2025 roku. Kiedy przysługuje kolejny dodatkowy urlop wypoczynkowy?
• Pracownik, który przez 15 lat był zatrudniony na stanowisku pracownika socjalnego w hospicjum, a następnie po 10 latach innej pracy podjął zatrudnienie na stanowisku pracownika socjalnego w naszej jednostce, nabywa prawo do urlopu dopiero po upływie 2 lat pracy w naszej jednostce?
• Co w sytuacji, gdy pozytywna ocena pracownika została dokonana po upływie jednego roku, a nie – jak przewiduje ustawa – co dwa lata i czy w takim przypadku dopuszczalne jest awansowanie pracownika?
• Czy oceny pracowników socjalnych można zrobić równoważnie z terminami pracowników administracyjnych?
• Co w sytuacji, gdy skończą stopnie awansu?
• W przypadku pracownika socjalnego, który otrzymał pozytywną ocenę w lipcu 2022 roku oraz w grudniu 2025 roku. Czy możliwe jest jego awansowanie, uwzględniając przerwę w pracy spowodowaną rocznym urlopem rodzicielskim?
• Czy może być tak że każdy pracownik socjalny może mieć w innym terminie ocenę (np. długi okres nie było go w pracy i musiał dopracować ten okres wiec będzie miał ocenę w innym terminie)?
• II ocena okresowa np. maj 2025 - jaki przepis mówi od kiedy robimy awans zawodowy oraz podwyżkę dla pracownika socjalnego?
• Czy to, że pracownik mający ryczałt przyjedzie do pracy samochodem, ale nie będzie używał go w tym dniu do celów służbowych, tzw. "gotowość", to czy należy mu się za ten dzień wypłata ryczałtu? Co w sytuacji, gdy jest zwolniony ze świadczenia pracy?
• Między pracownikami na stawiskach starszy specjalista pracy socjalnej jest różnica w wynagrodzeniu zasadniczym. ok. 150 zł (decyzje podjął bezpośredni przełożony ze względu na jakość pracy) czy może być taka różnica? Jak udowodnić ta słabszą pracę?
• Czy pracownik socjalny jest zobowiązany do przyjazdu do pracy własnym samochodem, czy dopuszczalne jest ustalenie, że w razie potrzeby pracownik skorzysta z samochodu i pozostanie dyspozycyjny?
• Ile jest ważne zaświadczenie z rejestru przestępstw seksualnych?
• Czy zaświadczenia z KRK powinny być pobierane czterokrotnie w ciągu roku?
• W przypadku umów zlecenia, gdy umowa obowiązywała do 31.12.2025 roku, a od 1.01.2026 roku zawarta została kolejna umowa z tą samą osobą. Czy konieczna jest dodatkowa weryfikacja.
• Czyli zatrudniając osobę na stanowisku pracownika socjalnego wystarczy sprawdzić ją w rejestrze sprawców z dostępem ograniczonym czy musi być KRK?
• Ekwiwalent za pranie i odzież roboczą. Wypłacamy pracownikom ekwiwalent pieniężny na koniec roku. Czy pomniejszamy go o nieobecność pracownika w pracy spowodowaną np. chorobą?
• Jak potwierdzić z wypłatę ekwiwalentu z pracownikiem, z którym ustał stosunek pracy?
• Pracownik miał doliczone do lat pracy od których zależy urlop 8 lat studiów. Teraz donosi dokumenty które potwierdzają jego pracę w czasie studiów na umowę zlecenia. Czy możemy zróżnicować jakie okresy do czego zaliczamy, tzn. 8 lat za studnia do okresu urlopu wypoczynkowego a np. 2 lata za umowę zlecenia do dodatku stażowego?
• Pracownicy potwierdzają przyjęcie pisma podpisem, że zapoznali się i przyjmują do wiadomości, wówczas komórka księgowa daje zlecenie przelewu. Czy mogę zwolnionemu pracownikowi wysłać korespondencję z prośbą o podpis i warunkować wypłatę ekwiwalentu zwrotem podpisanego pisma dot. Ekwiwalentu?
• W zakresie wynagradzania pracowników, czy mogą występować różnice w wynagrodzeniu pomiędzy pracownikami zajmującymi te same stanowiska?
• W sytuacji, gdy kara pracownika ulega przedawnieniu po roku i nie pozostaje po niej żaden ślad. Czy w aktach osobowych można przechowywać protokoły lub notatki dotyczące niewłaściwego wykonania obowiązków przez pracownika?

Zmiany w okresach doliczanych do stażu pracowniczego – najważniejsze kwestie, najczęściej zadawane pytania

• 1. Okresy prowadzenia działalności gospodarczej – jakie typy działalności będą podlegały pod nowe przepisy?
• 2. Co z pracą w gospodarstwie rolnym, w tym jako domownik – czy te okresy również będą podlegać pod nowe przepisy?
• 3. Czy dla potwierdzenia pracy na gospodarstwie wystarczy zaświadczenie o okresie ubezpieczenia w CRUS?
• 4. Kim jest osoba współpracująca? Czy jej też dotyczą nowe przepisy?
• 5. Co z nierejestrowaną działalnością gospodarczą? Czy ta forma także podlega pod nowe przepisy?
• 6. Co z umowami o dzieło ? Czy podlegają wliczeniu do stażu pracy?
• 7. Praca za granicą - czy też obowiązują te same zasady zaliczania?
• 8. Kto i w jaki spoób ma pozyskiwać dokumenty potwierdzające staże ? Jakie obowiązki ma tu pracodawca a jakie zainteresowany pracownik?
• 9. Czy do ZUS można zwrócić się osobiście lub listownie czy tylko elektronicznie?
• 10. Jeśli do ZUS należy się zwrócić drogą elektroniczną to w jaki sposób? Czy może być e-mail?
• 11. Co jeśli ZUS nie ma dokumentacji na potwierdzenie stażu umowy zlecenia lub działalności? Czy będzie prowadził postępowanie wyjaśniające?
• 12. Czy można pominąć ZUS i samemu napisać wniosek do pracodawcy?
• 13. Jakie dokumenty będą wymagane do potwierdzenia okresów pracy na umowie zleceniu? Czy wystarczy sama umowa?
• 14. Czy w przypadku wcześniejszej pracy na umowie zlecenia i następnie na umowie o pracę w tej samej firmie, konieczne będzie dodatkowe zaświadczenie z ZUS czy sam pracodawca może dokonać zaliczenia stażu z własnej umowy zlecenia?
• 15. Jakie dokumenty będą uznawane przez ZUS w przypadku braku danych do wystawienia zaświadczenia (np. rachunki, przelewy, listy płac)?
• 16. Czy pracodawca może odmówić uznania danego okresu, jeśli budzi wątpliwości? Co wtedy?
• 17. Z jakim kodem zgłaszane są do ZUS osoby wykonujące na rzecz podmiotu umowy zlecenia będące studentami/ uczniami? A czy mogą być zgłoszone o samą zdrowotną?
• 18. Jak daleko będzie trzeba się cofnąć z wyrównaniem dodatku stażowego – czy obowiązuje zasada 3 letniego przedawnienia roszczeń pracowniczych?
• 19. Ile czasu pracownik będzie miał na doniesienie dokumentów potwierdzających staż na umowie zleceniu czy działalności gospodarczej? Czy będzie mógł to zrobić kiedykolwiek?
• 20. Jak odległe okresy/staże będzie można doliczać?
• 21. Co z nagrodami jubileuszowymi? Jak je przeliczać ? czy będziemy wypłacać od razu nagrody zaległe i zaraz kolejne?
• 22. Co w przypadku równoległych umów o pracę i dodatkowych umów zleceń? Czy pracodawca ma podwoić staż pracy pracownikowi ? Czy takie okresy będą liczyć się podwójnie?
• 23. Na jaki staż będą miały wpływ doliczane okresy? Do czego je doliczymy?
• 24. Co z rozpoczętymi naborami i określonymi w nich wymaganiami dotyczącymi stażu pracowniczego? Czy te okresy będą już brane pod uwagę?
• 25. Co z rozpoczętymi okresami wypowiedzenia? Czy te doliczone okresy będą miały wpływ na długość okresu wypowiedzenia?

Blok I

Najbardziej bieżące tematy

Ustawa o przeciwdziałaniu przestępstwom na tle seksualnym oraz standardy ochrony małoletnich – jakie obowiązki wprowadzają te akty i od kiedy obowiązują poszczególne obowiązki?

• Na kim ciąży obowiązek weryfikacji?
• Organizatorzy, zleceniodawcy, pracodawcy, podmioty zlecające wykonywanie usług innym podmiotom itp.
• Kogo, od kiedy i w jakim zakresie weryfikujemy?
• Co z pracownikami, zleceniobiorcami, wolontariuszami, stażystami, praktykantami?
• Jakie obowiązki ma pracodawca wobec osób zatrudnianych na stanowiskach urzędniczych?
• Co zrobić, gdy nie dokonaliśmy weryfikacji na czas?

Krajowy Rejestr Karny

• Kto pozyskuje informację – kandydat czy pracodawca?
• Kto prowadzi rejestr, gdzie składać wnioski?

Jaką drogą można uzyskać zaświadczenie?

• Droga papierowa
• Droga elektroniczna

A także:

• Jaki jest koszt zaświadczenia i kto ponosi koszt?
• Jak długo ważne jest zaświadczenie o niekaralności?

Rejestr przestępstw na tle seksualnym z dostępem ograniczonym

Obowiązek założenia konta dla podmiotu

• Jak założyć konto w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym?
• Jak dokonać rejestracji konta?
• Kogo i w jakim charakterze zgłosić do obsługi konta, aby pracować skutecznie?
• Jak technicznie działa rejestr? – uwaga na kontrole dokonanych weryfikacji
• Jaki jest termin i ważność weryfikacji kandydata?

Rejestr Komisji ds. Przeciwdziałania Wykorzystaniu Seksualnemu Małoletnich poniżej 15. roku życia

• Jak działa rejestr?
• Kogo weryfikujemy w rejestrze Komisji?
• Jak pozyskać informację z rejestru?
• Czy należy okresowo powtarzać weryfikację wybranych pracowników?

Jak pozyskiwać dane potrzebne do weryfikacji kandydata?

• Jakie dane są potrzebne, aby zweryfikować kandydata?
• Jak je pozyskiwać? Kodeks pracy nie przewiduje możliwości pozyskania np. numeru PESEL na etapie rekrutacji czy imion rodziców. Co zrobić?
• Jak zrealizować obowiązek weryfikacji zatrudnianego obcokrajowca?
• Jak zrealizować obowiązek pozyskania informacji z okresu ostatnich 20 lat z krajów uprzedniego miejsca zamieszkania kandydata?

Odpowiedzialność karna:

• Za nieuprawnioną weryfikację osoby
• Za zaniechanie – dopuszczenie do pracy lub innej działalności osoby nieweryfikowanej

Wzory dokumentów:

• Oświadczenia kandydatów do weryfikacji przez pracodawcę w rejestrach,
• Wyciąg dotyczący obowiązku weryfikacji pracownika – dla ułatwienia pracy
• Ochrona sygnalistów – wszystko, co należy wiedzieć, aby prawidłowo wdrożyć te przepisy w OPS
• Jakich podmiotów dotyczą przepisy o ochronie sygnalistów?
• Jak ustalić próg 50 osób zobowiązujący do wprowadzenia procedury? Kogo wliczać i w jakich datach?
• Kim jest sygnalista?
• Jak szeroko rozumieć kontekst związany z pracą?
• Jak należy rozumieć informację o naruszeniu prawa? Czego może ona dotyczyć?

Kanały zgłoszeń – jakie i ile kanałów można/należy uruchomić?

• Zgłoszenie wewnętrzne
• Zgłoszenie zewnętrzne
• Ujawnienia publiczne

Jakie sposoby przekazywania zgłoszeń należy/można ustanowić i w jaki sposób je zorganizować?

• Zgłoszenie ustne
• Telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej
• Za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej
• W postaci papierowej
• W postaci elektronicznej

Czym są działania następcze i jaki jest ich cel?

• Ochrona sygnalisty – czego dotyczy zakaz podejmowania działań odwetowych?
• Za co sygnaliście przysługuje odszkodowanie?
• Jaką odpowiedzialność ponosi sygnalista?
• Czy należy przyjmować zgłoszenia anonimowe?
• Ochrona danych – w jakim zakresie?
• Jaką odpowiedzialność karną przewiduje ustawa?

Niezbędna dokumentacja w jednostce:

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych:

• Jakie obowiązki w tym zakresie nakładają przepisy?
• Kto prowadzi rejestr?

Procedura ochrony sygnalistów w jednostce:

• Jaki powinien być minimalny zakres procedury?
• Jak wprowadzić procedurę – formalne konsultacje z:
• Zakładową organizacją związkową
• Przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa

Treść procedury:

• Jaki jest minimalny obowiązkowy zakres merytoryczny procedury?
• Co jeszcze można zawrzeć w procedurze?

Zespół upoważniony do podejmowania działań następczych:

• Jaki powinien być jego skład?
• Jak powinien być powołany?

Wzory:

• Wzór procedury ochrony sygnalisty,
• Wzór rejestru,
• Wzór upoważnienia

Dodatek motywacyjny 1000 zł – najczęstsze problemy

Kwestie formalne wprowadzenia i wypłaty dodatku:

• Czy trzeba zmieniać Regulamin wynagradzania w jednostce? Omówienie stanowisk
• Jak przyznać pracownikowi dodatek – czy trzeba sporządzić nowy angaż do umowy?
• Jak przyznawać dodatek pracownikom, których będziemy zatrudniać – czy wpisać to do umowy? Jakim dokumentem to zrobić?

Jak naliczać dodatek? Czego dotyczy proporcjonalność?

• Okres zatrudnienia a dodatek motywacyjny
• Wymiar etatu a dodatek motywacyjny
• Jak procentowo wyliczyć, ile dana osoba realizuje zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej, aby naliczyć proporcjonalnie dodatek?
• W jakiej wysokości wypłacać dodatek, gdy pracownik realizuje zadania z obu ustaw? Czy należy się podwójny dodatek?

Nieobecności:

• Jak rozliczać dodatek przy wynagrodzeniu chorobowym, zasiłku chorobowym, opiece, urlopie okolicznościowym i innych nieobecnościach?
• Czy wliczać dodatek do:
• Nagrody jubileuszowej?
• Odprawy?
• Trzynastki?

Wzory:

• Wzór zarządzenia kierownika o zmianach do regulaminu,
• Wzór przyznania dodatku dla pracownika

Weryfikacja osób pracujących z dziećmi – nowe obowiązki

Jakie rejestry funkcjonują?

• Krajowy Rejestr Karny
• Rejestr Przestępstw na Tle Seksualnym
• Rejestr Komisji ds. Przeciwdziałania Wykorzystaniu Seksualnemu Małoletnich poniżej 15. roku życia

Blok II

O koordynatorach, asystentach, pracownikach socjalnych i urzędnikach – bieżąca problematyka

Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej i asystent – najważniejsze kwestie

• Kwalifikacje do wykonywania zawodu
• Wymagania formalne – czego należy żądać od kandydata do pracy? Jak weryfikować kandydata do pracy (kwestie niekaralności, kwestie alimentacyjne, pozbawienie praw rodzicielskich – jak to zweryfikować)?
• Zadaniowy czas pracy koordynatora i asystenta – jak prowadzić, jak rozliczać, jaką dokumentację czasu pracy prowadzić przy zadaniowym czasie pracy?

Pracownik socjalny – najważniejsze kwestie

• Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych – uwaga na dokładną weryfikację
• Wytyczne do weryfikacji kwalifikacji pracowników socjalnych – jak weryfikować dyplomy kandydatów? Zalecenia pokontrolne

Uprawnienia pracowników socjalnych – co przysługuje pracownikowi?

a) Dodatkowy urlop

• Od kiedy przysługuje pierwszy urlop? Jak rozumieć nieprzerwaną pracę? Omówienie stanowiska MPiPS
• Od kiedy naliczać kolejne przysługujące urlopy?
• Co z urlopem niewykorzystanym? Czy przepada? W jakim trybie udzielać tego urlopu? Czy dzielić na części? Jak nakłaniać pracowników do korzystania, aby urlop „się nie odkładał”?
• Urlopy specjalne dla pracowników z orzeczonym stopniem niepełnosprawności – który urlop udzielać?

b) Dodatek 400 zł za pracę socjalną w terenie i sporządzanie wywiadów środowiskowych

• Komu należy się wypłata dodatku 400 zł?
• Którzy pracownicy socjalni są wyłączeni z tego uprawnienia? Przedstawienie i omówienie stanowiska MPiPS
• Jak przyznać i dokumentować prawo do dodatku 400 zł?
• Czy dodatek należy wpisać do umowy o pracę?
• Kiedy i jak odebrać pracownikowi prawo do dodatku?
• Czy dodatek należy wypłacać za czas nieobecności pracownika?
• Kiedy pomniejszać dodatek za pracę w terenie?

c) Druga ocena okresowa pracowników socjalnych – awanse zawodowe pracowników socjalnych

• Kiedy należy przeprowadzić pierwszą i kolejne oceny okresowe pracownika socjalnego? Jak liczyć okresy pracy?
• Jak należy przeprowadzać ocenę okresową pracowników socjalnych?
• Które stopnie awansu zawodowego pracownika socjalnego są obligatoryjne?
• Czy musimy awansować pracownika socjalnego? Co, jeśli nie potrzebujemy koordynatorów czy głównych specjalistów?
• Kiedy i w jakiej wysokości należy zapewnić pracownikowi socjalnemu zwiększenie wynagrodzenia po awansie zawodowym?

d) Darmowa pomoc prawna dla pracowników socjalnych

• Kiedy i w jakim zakresie przysługuje pracownikowi socjalnemu?
• Kto ma obowiązek zapewnić pomoc prawną pracownikowi socjalnemu?

Urzędnik w jednostce – najważniejsze kwestie

Urzędnicy – najczęściej zadawane pytania w kwestiach naboru na wolne stanowiska pracy

• Nabór na stanowiska urzędnicze a kwestia osób z orzeczeniem o niepełnosprawności – raport NIK i zapowiedziane dalsze kontrole w odniesieniu do ustawy o dostępności
• Czy po wygranym konkursie na stanowisko urzędnicze należy rozwiązać wcześniejszą umowę na stanowisko obsługi? Jak zatrudnić pracownika na stanowisku urzędniczym, jeśli wcześniej był na stanowisku nieurzędniczym?

Służba przygotowawcza urzędników

• Kogo kierować? Kontrola NIK w zakresie służby przygotowawczej urzędników – raport i zalecenia NIK, orzecznictwo SN
• Czy zwolnienie ze służby jest tym samym co niekierowanie do służby?
• Jak prawidłowo organizować i przeprowadzać służbę przygotowawczą? Jakie dokumenty należy bezwzględnie sporządzić?
• Wzór: Zarządzenie i regulamin w sprawie służby przygotowawczej urzędników

Awansowanie na stanowiska urzędnicze i kierownicze urzędnicze

• Kogo możemy awansować i jak to zrobić? Czy tylko konkursem?
• Co zrobić, gdy pracownik obsługi/pomocniczy wygra konkurs na stanowisko urzędnicze?
• Kwestia bieżącej umowy o pracę
• Kwestia obowiązku służby przygotowawczej dla urzędnika
• Kwestia akt osobowych – czy kontynuujemy dotychczasową teczkę?
• Na jakich warunkach możemy przenieść urzędnika bez konkursu, porozumieniem pomiędzy jednostkami?

Blok III

Dokumentacja pracownicza i prowadzenie akt

• Jakich dokumentów i jakich danych osobowych możemy żądać od kandydatów do pracy?
• Na co zezwala kodeks pracy, a czego musimy wymagać na podstawie innych ustaw i jak to zrobić?
• Wzory: Gotowe kwestionariusze osobowe dla kandydatów na różne stanowiska zawierające oświadczenia dostosowane do wymagań ustawowych
• Jakich danych osobowych możemy żądać od osoby po zatrudnieniu?
• Wzór: Kwestionariusz dla pracownika po zatrudnieniu

Powrót do pracy – ponowne zatrudnienie pracownika

• Co zrobić z aktami osobowymi?

Informacja dodatkowa o warunkach zatrudnienia

• Jaka jest obowiązkowa treść informacji dodatkowej po nowelizacji?
• Co należy dodatkowo zawrzeć w nowej informacji w przypadku pracy zdalnej?
• Komu należy sporządzić nowe informacje o warunkach zatrudnienia – tylko nowo zatrudnionym czy wszystkim pracownikom jednostki?
• Jakie zmiany należy wpisywać do informacji dodatkowej?
• Co należy wpisać do informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego?
• Jakie są konsekwencje niesporządzenia informacji dodatkowej?
• Wzór: Informacja dodatkowa do uzupełnienia

Czas pracy, urlopy – pytania uczestników

Zadaniowy czas pracy asystentów rodziny, koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej i innych pracowników

• Komu można wprowadzić zadaniowy czas pracy?
• Czy koordynator może pracować w innym systemie czasu pracy?
• Jak rozliczać i kontrolować czas przepracowany w zadaniowym systemie? Co może pracodawca, jak zorganizować tę pracę, aby było zgodnie z przepisami, pod kontrolą i bezpiecznie z punktu widzenia wykonania zadań?

Lista obecności a zadaniowy czas pracy

Dokumentowanie czasu pracy: Listy obecności – czy mamy obowiązek je prowadzić i dla kogo?

Wzory:

• Lista obecności (w Excelu)
• Lista obecności dla zadaniowego czasu pracy (w Excelu)
• Roczna ewidencja czasu pracy – samopodliczający wzór w Excelu
• Plan urlopów (w Excelu)

Ryczałty samochodowe dla koordynatorów pieczy i innych pracowników

• Komu przysługuje ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych?
• Kiedy jest to jazda w ramach ryczałtu, a kiedy delegacja służbowa?
• Jak powinna być skonstruowana umowa o ryczałt samochodowy?
• W jaki sposób obliczyć ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych?
• Czy ryczałt samochodowy jest opodatkowany? Jak rozliczać ryczałty?
• Wzór: Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie ryczałtów samochodowych

Badania profilaktyczne – jakie dodatkowe obowiązki przy korzystaniu z samochodu w celach służbowych?

• Na jakie badania profilaktyczne należy wysłać pracownika, który korzysta z samochodu do celów służbowych?
• Czy jeśli pracownik przewozi inne osoby, to należy zrobić dodatkowe badania?

Delegacje

• Jak należy rozliczać delegacje w równoważnym systemie pracy?
• Jak rozliczać delegację, która wypada w trakcie weekendu?

Ekwiwalent za używanie odzieży prywatnej dla pracowników pracujących w terenie

• Czym jest ekwiwalent za odzież?
• Czy wypłata ekwiwalentu za odzież jest obowiązkowa?
• Komu przysługuje ekwiwalent za odzież?
• Jak obliczyć ekwiwalent za odzież?
• Kiedy ekwiwalent za odzież jest pomniejszany?
• W jaki sposób zmniejszyć ekwiwalent za odzież?
• Wzór: Zarządzenie w sprawie ekwiwalentu za odzież