W programie m.in., wybrane zagadnienia:
- Jak przeprowadzać kontrolę zarządczą, gdy warunki pracy nie są sprzyjające w tym procesie? Warunki lokalowe sprawiają, że jest ciasno w biurze, dokumenty nie powinny zostawać po pracy na biurku; dokumentów jest dużo, a pomieszczenie małe.
- Jak powinna przebiegać ocena pracownika?
- Jak powinna wyglądać współpraca pomiędzy urzędem miasta a ośrodkiem pomocy społecznej? Co jeśli pracownicy OPS widzą pole do zmian w regulaminie?
- Jak ujmować kontrolę zarządczą w sprawozdaniach końcoworocznych?
- Jak powinna przebiegać kontrola zarządcza w przypadku, gdy OPS jest obsługiwany w zakresie kadr i księgowości przez CUW?
- Czy ocena pracownika powinna być zdywersyfikowana czy pracownik jest urzędnikiem, pracownikiem socjalnym, asystentem rodziny?
- RODO: komu można przekazywać jakie informacje? Przykład: czasami do ośrodka z pytaniem przychodzi sołtys lub radny – jakich informacji nie możemy udzielać, a jakie są dozwolone?
Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:
- Spis dokumentów potrzebnych do przeprowadzenia kontroli zarządczej.
- Terminarz kontroli – w wersji edytowalnej.
- Zasady prawidłowej analizy ryzyka – checklista.
- Schemat kontroli zarządczej.
- Roczny plan kontroli – wzór.
- Rejestr ryzyka – wzór.
- Materiały pomocnicze dla pracowników – kontrola zarządcza.
Szczegółowy program szkolenia:
1. Kontrola zarządcza w praktyce
- Czeklista: kamienie milowe kontroli zarządczej – jak prowadzić kontrolę zarządczą w skali roku, na co uważać?
- Jakie podstawy prawne obowiązują w kontroli zarządczej?
- Jak najlepiej rozpocząć kontrolę zarządczą? Jak się za nią odpowiednio zabrać?
- Jakie informacje są najważniejsze dla kontroli zarządczej?
- Jakie informacje agregować w skali roku?
- Jakie narzędzia są pomocne w prowadzeniu kontroli zarządczej?
- Jakie narzędzia są pomocne w audytowaniu kontroli zarządczej?
- Jakie narzędzia są pomocne w aktualizowaniu kontroli zarządczej?
- Czy warto zatrudnić kogoś wyłącznie do pełnienia obowiązków inspektora ochrony danych osobowych, kto odpowiadałby również za przeprowadzanie kontroli zarządczej? Kiedy się to bardziej opłaca – w przypadku małej czy dużej jednostki?
2. Na jakie błędy należy uważać w procesie kontroli zarządczej OPS, aby uniknąć kryzysowych sytuacji? Jak radzić sobie ze specyficznymi wyzwaniami w jednostce?
- Jak przeprowadzać kontrolę zarządczą, gdy warunki pracy nie są sprzyjające w tym procesie? Warunki lokalowe sprawiają, że jest ciasno w biurze, dokumenty nie powinny zostawać po pracy na biurku; dokumentów jest dużo, a pomieszczenie małe.
- Jak przeprowadzać kontrolę zarządczą i zaoszczędzić przy tym czas?
- Jak sprawnie dokumentować kontrolę, aby zaoszczędzić czas?
- Przykład: Kontrola zarządcza w naszej jednostce średnio prosperuje. Mamy wiele dodatkowych zadań, które obniżają priorytet kontroli. Jak wziąć się za nią od zera? Jak uporządkować ten proces? Od czego zacząć?
- Jakie są najlepsze praktyki dostosowania zmian w prowadzeniu kontroli zarządczej, w momencie, gdy jednostka przechodzi transformację z OPS na CUS?
- Jakie są sposoby na pilnowanie terminów, aby niczego nie przegapić?
- Jak powinna przebiegać kontrola zarządcza w przypadku, gdy OPS jest obsługiwany w zakresie kadr i księgowości przez CUW?
- Jak efektywnie przeprowadzić kontrolę zarządczą w mniejszych jednostkach?
- Jak pilnować tego, aby jednostka pomocy społecznej spełniała przede wszystkim swoją misję, a nie skupiała się wyłącznie na kontroli zarządczej?
3. Podział zadań – współpraca z pracownikami
- Jak wypracować dobrą komunikację w zespole w procesie kontroli zarządczej? Jak jasno rozdysponować obowiązki?
- Jak powinien wyglądać obieg informacji w zespole? Jakich narzędzi używać, jak wypracować efektywne działania w tym obszarze?
- Jak szkolić pracowników w temacie kontroli zarządczej, aby działali i komunikowali się efektywnie, znali misję, podpisywane dokumenty?
- Co powinni sprawdzać pracownicy OPS w procesie kontroli zarządczej?
- Czy pracownicy powinni dokonywać rozeznań cenowych?
- Jak organizować podział zadań w mniejszych jednostkach w procesie kontroli zarządczej? Jakie zadania delegować?
- Jak monitorować wypełnianie zadań?
- Jak radzić sobie z natłokiem zadań? Jak efektywnie delegować poszczególne zadania pracownikom tak, aby kontrola i ośrodek funkcjonowały płynnie?
- Wśród pracowników powstają pytania czy kontrola zarządcza jest związana z charakterem naszej pracy – jak odpowiadać na takie pytania?
- Czy ankiety do samooceny są obowiązkowe, wymagane w regulaminie?
- Jak ujmować w kontroli zarządczej dodatkowe zadania, które pojawiają się w ciągu roku, a nie trwają cały rok? Np. pół roku?
- Jak powinna wyglądać współpraca pracowników OPS/CUS z pracownikami UM/UMiG/UG?
- Jak powinna wyglądać współpraca pomiędzy urzędem miasta a ośrodkiem pomocy społecznej? Co jeśli pracownicy OPS widzą pole do zmian w regulaminie?
- Jak przygotować się do kontroli zewnętrznej?
- Jak przeprowadzać kontrolę wewnętrzną w jednostce?
- Jak ankietować pracowników pod kątem kontroli?
- Jak formułować pytania, aby było jasne, żeby nie było problemu z czytaniem ze zrozumieniem?
- Jak prawidłowo napisać samoocenę?
4. Ocena pracownika
- Ocena pracownika – jak powinna przebiegać ocena pracownika?
- Czy ocena pracownika powinna być zdywersyfikowana, czy pracownik jest urzędnikiem, pracownikiem socjalnym, asystentem rodziny?
5. Roczny plan kontroli – jak tworzyć plan roczny?
- Jak napisać roczny plan kontroli?
- Jak powinien wyglądać szczegółowy plan kontroli zarządczej?
- Jak tworzyć plany kontroli na przyszły rok?
6. Ryzyko – w jaki sposób należy prowadzić analizę ryzyka?
- Jak stworzyć rejestr ryzyka? Jak go rozumieć? Czym się kierować?
- Jak dokonywać pomiaru ryzyka? Jak przeprowadzać analizę ryzyka?
- Jak szczegółowa powinna być ocena ryzyka?
- Jak aktualizować i dostosować ocenę ryzyka do zmian prawnych?
- Rejestr ryzyka: jak zapewnić zgodność rejestru z RODO?
- Analiza czynników ryzyka charakterystyczna dla jednostek OPS i CUS: Jak upewnić się, że podczas analizy ryzyka pracownik OPS/CUS wziął wszystkie czynniki pod uwagę?
- Kiedy można uznać, że analiza ryzyka została prawidłowo wykonana? – Zasady prawidłowej analizy ryzyka – checklista.
7. Cele i wskaźniki
- Jak wyznaczać roczne cele i zadania?
- Jak upewnić się czy wszystkie potrzebne cele zostały określone?
- Jak ocenić efektywność i zasadność wskaźników celów?
- Jak wyznaczać właściwe wskaźniki i procedury?
- W zależności do jakiego zadania określić poszczególne wskaźniki?
- Jak analizować wyniki wskaźników?
8. Polityka jednostki – jak tworzyć regulamin wewnętrzny?
- Jak powinien wyglądać regulamin jednostek pomocowych?
- Jak napisać politykę w zakresie kontroli zarządczej?
- Czy są jakieś zapisy stosowane w regulaminach, które mogłyby usprawnić pracę mniejszych jednostek?
9. Dokumentacja kontroli zarządczej
- Czy w zakresie kontroli zarządczej można pracować tylko na dokumentach elektronicznych? Jakie dokumenty muszą być w formie papierowej, a jakie mogą być w formie elektronicznej?
- Co jest istotne w dokumentacji? Co dokumentacja musi zawierać?
- Czy obieg dokumentów dotyczących kontroli zarządczej różni się w zależności od specyfiki jednostki: MOPS, GOPS, MGOPS, CUS?
- Jakich dokumentów wymaga gmina/miasto?
- Jakich dokumentów wymaga marszałek?
- Jakie dokumenty są najbardziej istotne przy kontroli zarządczej?
- Jakie dokumenty są zbędne?
- Jak ustandaryzować dokumentację dotyczącą kontroli zarządczej?
- Jak zabezpieczyć się jako jednostka w trakcie audytu w zakresie poprawnej dokumentacji?
- Jak należy archiwizować dokumentację?
- Jakie załączniki należy dołączać do kontroli zarządczej?
10. RODO – jak pilnować zgodności procedur z zasadami RODO?
- Jak przestrzegać zasad RODO w zakresie kontroli zarządczej?
- RODO: komu można przekazywać jakie informacje? Przykład: czasami do ośrodka z pytaniem przychodzi sołtys lub radny – jakich informacji nie możemy udzielać, a jakie są dozwolone?
11. Kontrola zarządcza w sprawozdaniach
- Jak analizować sprawozdania?
- Jak ujmować kontrolę zarządczą w sprawozdaniach końcoworocznych?
Prowadzący
Maciej Klimek
Ekspert i praktyk polityki społecznej oraz senioralnej, łączącym wieloletnie doświadczenie instytucjonalne, samorządowe, badawcze oraz legislacyjno-opiniodawcze. Jego dorobek zawodowy i publiczny lokuje go w gronie osób posiadających unikatową, systemową wiedzę o funkcjonowaniu polityki społecznej w Polsce – od poziomu lokalnego, przez regionalny, po krajowy – ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania jednostkami pomocy społecznej, kontroli zarządczej oraz wdrażania usług społecznych.
Od maja 2023 r. jest Kierownikiem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wojkowicach, gdzie odpowiada za organizację, koordynację i rozwój usług społecznych, w tym usług kierowanych do osób starszych, niesamodzielnych oraz ich opiekunów. W swojej pracy konsekwentnie koncentruje się na integrowaniu instrumentów wsparcia, budowaniu trwałych, środowiskowych form pomocy oraz wdrażaniu rozwiązań opartych na zasadach kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem i mierzalnych celów.
Uzupełnieniem jego kompetencji menedżerskich jest międzynarodowacertyfikacja PRINCE2® Foundation Certificate in Project Management (AXELOS / PeopleCert), potwierdzająca znajomość metodycznego podejścia do planowania, realizacji i nadzoru projektów, w tym definiowania celów, zarządzania ryzykiem, monitorowania postępów i odpowiedzialności decyzyjnej. Kompetencje te znajdują praktyczne zastosowanie w realizacji projektów społecznych, programów rządowych oraz w systemowym podejściu do kontroli zarządczej w OPS i CUS.
Posiada także wykształcenie menedżerskie MBA oraz doświadczenie w zakresie zarządzania i nadzoru właścicielskiego – jest członkiem rady nadzorczej spółki prawa handlowego, co dodatkowo wzmacnia jego kompetencje w obszarze finansów, odpowiedzialności zarządczej i nadzoru nad organizacją.
Jest również członkiem Regionalnej Komisji Egzaminacyjnej do spraw stopni specjalizacji zawodowej pracowników socjalnych w województwie śląskim, Przewodniczącym Zespołu Interdyscyplinarnego ds. przeciwdziałania przemocy domowej oraz Przewodniczącym Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Wojkowicach, co umożliwia mu całościowe, międzysektorowe spojrzenie na funkcjonowanie systemu pomocy społecznej, współpracę instytucjonalną oraz zarządzanie ryzykiem organizacyjnym w jednostkach OPS i CUS.
Od 2024 r. pełni funkcję członka Rady do spraw Polityki Senioralnej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, aktywnie uczestnicząc w jej pracach doradczych i opiniodawczych. Wnosi do nich perspektywę wdrożeniową oraz doświadczenie zarządzania usługami społecznymi w jednostce samorządu terytorialnego, ze szczególnym naciskiem na efektywność, spójność systemową oraz racjonalne wykorzystanie środków publicznych.
W latach 2018–2023 pełnił mandat Radnego Rady Miasta Wojkowice, natomiast od 2024 r. jest Radnym Rady Powiatu Będzińskiego, gdzie sprawuje funkcję Przewodniczącego Komisji Rozwoju Społecznego. Równolegle pełni funkcję Przewodniczącego Rady Konsultacyjnej ds. opracowania i wdrażania Strategii Rozwoju Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego, uczestnicząc w procesach strategicznych dotyczących wyzwań demograficznych, społecznych i instytucjonalnych regionu.
Szczególnie istotnym obszarem jego działalności jest praktyczna realizacja polityki senioralnej. Jako konsultant, a następnie koordynator, doprowadził do utworzenia i trwałego rozwoju Klubu „Senior+” w Wojkowicach, skutecznie pozyskując środki z budżetu państwa na jego utworzenie i wieloletnie funkcjonowanie. Był także inicjatorem i koordynatorem wdrażania programów rządowych skierowanych do seniorów, w tym programów z zakresu teleopieki, z których korzysta obecnie ponad 136 osób wyposażonych w opaski bezpieczeństwa, a także usług wspierających osoby z niepełnosprawnościami. Realizowane działania były każdorazowo dostosowywane do lokalnych uwarunkowań, z zachowaniem trwałości organizacyjnej i finansowej.
Pełnił funkcję eksperta opiniującego oferty w ramach Programu Wieloletniego na rzecz Osób Starszych „Aktywni+”, uzyskując pogłębiony wgląd w jakość projektów realizowanych w skali kraju oraz w powtarzalne bariery wdrożeniowe jednostek samorządu terytorialnego.
Istotnym elementem jego profilu jest zaplecze naukowe i analityczne. W latach 2014–2019 był asystentem naukowo-dydaktycznym w Studium Pracy Socjalnej Instytutu Socjologii Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, prowadząc zajęcia dydaktyczne dla studentów pracy socjalnej i socjologii I i II stopnia. Posiada bogaty dorobek publikacyjny z zakresu pracy socjalnej, polityki społecznej i rozwoju lokalnego, w tym książkę współautorską „Potyczki z codziennością. Społeczność lokalna jako źródło rezyliencji” (2020) oraz książkę współredagowaną „Wojkowickie Laboratorium Rewitalizacji Społecznej” (2017). Jest autorem i współautorem artykułów naukowych (m.in. w czasopiśmie Praca Socjalna) oraz dziewiętnastu rozdziałów w monografiach naukowych, a także współtwórcą raportów i diagnoz społecznych.
Posiada również doświadczenie międzynarodowe – w trakcie studiów odbył staż naukowy na FH Campus Wien – University of Applied Sciences w Wiedniu, poświęcony innowacyjnym rozwiązaniom w polityce senioralnej, co ukształtowało jego porównawcze i systemowe podejście do zagadnień starzenia się społeczeństwa.
Od września 2025 r., we współpracy z portalem Opieka Senioralna, prowadzi autorski podcast „Z życia samorządowca”, będący merytoryczną platformą wymiany doświadczeń pomiędzy praktykami, decydentami i instytucjami systemu pomocy społecznej i polityki senioralnej.
Posiada wykształcenie z zakresu pracy socjalnej i socjologii, ze specjalnością w obszarze zarządzania pracą socjalną i ekonomią społeczną, zdobyte na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach. Ukończył specjalizacje z zakresu organizacji pomocy społecznej oraz zarządzania i organizacji usług społecznych w Uczelni Korczaka w Katowicach. Jest absolwentem studiów podyplomowych Master of Business Administration (MBA) realizowanych przez Akademię WSB w Dąbrowie Górniczej we współpracy z EY Academy of Business.
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.
