Wideoszkolenie: Proces rozliczania Erasmus+ krok po kroku

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Po jakim kursie należy przeliczać środki w projekcie, i jak to uwzględnić w planowaniu budżetu jednostki?
• Jak przeliczyć na złotówki 20% dofinansowania, które powiat dokłada?
• Z jaką końcówką paragrafu zaksięgować różnice kursowe?
• Czy wypłata gotówkowa jest opodatkowana i oskładkowana?
• Czy kieszonkowe to mobilność?
• Jakich pytań można się spodziewać na kontroli?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1.Planowanie budżetu

• Jak ustalać budżet i jak ustalić go prawidłowo?
• Po jakim kursie należy przeliczać środki w projekcie, i jak to uwzględnić w planowaniu budżetu jednostki?
• Czy prawidłowe jest wprowadzenie planu do budżetu wg kursu z dnia podpisania umowy?
• Czy można przeznaczyć pieniądze z Erasmus+ na szkolenie dla księgowych? Jeśli tak, kiedy należy o to wnioskować?
• Czy można pominąć jakąś kategorię wydatków?
• Jeżeli plan w złotówkach jest większy niż według kursu Euro, to czy można zastosować metodę kasową?
• Czy zapis rozliczenia kosztów i wydatków może być kasowy?
• Czy koszty napisania projektu są pokrywane przed realizacją projektu?

2.Otrzymanie pieniędzy

• Został przyznany budżet w akredytacji wyższy niż wyliczony budżet na platformie. Czy trzeba zwrócić tę różnicę? Czy operujemy mniejszą kwotą do wydatkowania?
• Otrzymaliśmy dofinansowanie w wysokości 60 tys. Euro. Do realizacji projektu potrzeba 58 tys. Euro. Co z resztą środków?
• Mamy akredytację na 5 lat. Czy kwoty ze wszystkich się sumują?
• Program pokrywa 80% wartości umowy, powiat pożycza 20% - po jakim kursie powinien przelać szkole te środki? Po kursie dnia, bankowym czy narodowym?
• Jak przeliczyć na złotówki 20% dofinansowania, które powiat dokłada?
• Jeżeli czekamy na 20% pozostałych środków, a w międzyczasie wpłyną środki na nowy projekt, to czy możemy pożyczyć określoną kwotę z tych środków?
• Czy ze wsparcia organizacyjnego można przesunąć środki?
• Jaka jest procedura przy przenoszeniu środków?
• Jeżeli organ otrzymuje pieniądze w złotówkach i przekazuje nam w złotówkach, ponieważ nie ma konta walutowego, to czy trzeba obliczyć różnice kursowe?
• Jaki najlepiej przyjąć kurs do wpływów i wydatków, jeżeli konto jest prowadzone w Euro?
• Jeżeli kurs nie był podany w umowie, to czy przyjmujemy kurs z Infor Euro z dnia podpisania umowy przez ostatnią osobę, czy kurs z dnia przekazania zaliczki przez powiat? Co w przypadku projektu w PLN?
• Środki wpłynęły z powiatu w Euro do szkoły. W księgach rachunkowych zaewidencjonowano je, przeliczając Euro na złotówki po kursie z dnia poprzedniego. Czy otrzymując fakturę za pobyt w następnych dnia, gdzie na fakturze wskazano kurs z dnia poprzedniego, można zaewidencjonować ten wydatek w złotówkach po kursie z dnia wpływu?

3. Rozliczanie projektu

• Czy budżet w ramach akredytacji rozliczany jest tak samo, jak normalny projekt?
• Jaką politykę kursową przyjąć przy rozliczaniu projektu, jeśli jednostka nie ma możliwości prowadzenia rachunkowości w euro?
• Czy zasadne będzie przyjęcie zasady, że należy rozliczać się zgodnie z kursem, w którym zakupiono walutę? Jaką przyjąć zasadę w stosunku do tych różnic?
• Kupując walutę za złotówki, jaki kurs należy przyjąć: kurs zakupu czy inne kursy?
• Jak rozliczać transakcje w euro, które muszą być księgowane w złotówkach?
• Nauczyciel grupy pobiera środki w złotówkach, księgowość to księguje, wraca z wyjazdu i musi się rozliczyć - wychodzą różnice z uwagi na różne kursy - kto powinien zostać obciążony tymi różnicami?
• Jeśli są różnice kursowe, kto je pokrywa? Koordynator?

4. Księgowanie na paragrafach

• Jak księgowo ująć różnice kursowe na kontach?
• Jak praktycznie podejść do księgowania różnic kursowych: na jakich kontach je ujmować, czy i kiedy należy dokładać środki z budżetu, oraz jak rozwiązywać problemy wynikające z wahań kursów walut w praktyce?
• Z jaką końcówką paragrafu zaksięgować różnice kursowe?
• Konto projektu jest w Euro, a powstałe różnice kursowe zostaną pokryte z konta wydatków w złotówkach. Jaki będzie schemat księgowań?
• Czy numeracja dokumentów księgowych dotyczących projektu powinna zaczynać się od 1, czy są to kolejne numery dokumentów w systemie księgowym?
• Jaka klasyfikacja w przypadku przelewu z konta szkoły do partnera zagranicznego?
• Na jakim paragrafie ujmujemy wypłaty dla partnerów?
• W jakim rozdziale księgować wydatki dot. projektu dla szkoły podstawowej 80101 czy 80195?
• W jakim paragrafie ująć kieszonkowe dla uczniów?
• Czy szkolenie jako wsparcie organizacyjne to paragraf 4301 czy 4701?
• Z jakiego paragrafu wydatkować środki przeznaczone na job shadowing?
• Czy wyjazd nauczyciela uczącego przedmiotów zawodowych na job shadowing księgujemy w ramach paragrafu 4701 "szkolenia"?
• Jaki paragraf wydatków, jeżeli szkolenie nauczyciela jest realizowane na podstawie umowy i wypłacane uczestnikowi ryczałtowo w całości z dofinansowania?
• Jaki paragraf zastosować do ubezpieczenia uczniów i opiekunów?
• W przypadku sytuacji kryzysowej, np. złamania ręki dziecka na wyjeździe, kiedy należy zapłacić za leczenie lub leki, do jakiej kategorii to zaliczać i w jaki sposób to rozliczyć?
• Czy w przypadku kupowania np. lekarstw na wyjeździe, czy przyjmować jeden paragraf - ogólny wyjazdowy? Czy na każdy wydatek inny paragraf?
• Z jakiej kategorii budżetowej opłaca się wycieczki w ramach programu kulturowego oraz ubezpieczenie uczestnika?
• Czy okres ubezpieczenia na polisie dla uczestnika musi pokrywać się z okresem mobilności lub rzeczywistym okresem pobytu, który jest dłuższy?
• W czasie wyjazdów istotny jest również aspekt transportu lokalnego, zakwaterowania i wyżywienia - jak to rozliczać i do jakich kategorii?
• Czy zamówienia na noclegi na praktyki zagraniczne podlegają przetargowi, i jak je rozliczać w ramach programu Erasmus?

5. Przelewanie środków

• Środki zostały przelane po kursie 4,26. W dniu podpisania umowy kurs był 4,2898, natomiast w miesiącu poprzedzającym kurs KE to 4,3178. Konto jest w PLN. Jak się do tego odnieść?
• Co w przypadku, gdy kurs Euro jest wyższy niż kurs, po którym wpłynęło na konto? Czy należy wypłacić po wyższej kwocie Euro?
• Z jakiego konta powinien zostać wykonany przelew dla partnera zagranicznego?
• Czy numer rachunku bankowego w organie prowadzącym może być ten sam, który był wykorzystywany wcześniej do obsługi innego projektu?
• Czy prawidłowe jest wypłacanie kwot ryczałtowo nauczycielom z § 4701 - szkolenia a wsparcie organizacyjne to § 4701- szkolenia językowe w kraju, § 4431 - ubezpieczenia, 4301 – promocja?
• Czy można podpisać umowę i wypłacić dofinansowanie uczestnikom w styczniu, jeżeli szkolenie odbędzie się dopiero w październiku? Jako argument podają konieczność opłacenia szkolenia, na które trzeba się znacznie wcześniej zgłosić i zarezerwować bilety lotnicze.
• Czy wypłata gotówkowa jest opodatkowana i oskładkowana?
• Czy w przypadku wypłaty z kasy dokument KW może zastąpić protokół wypłaty?

6. Kieszonkowe

• Gdzie można sprawdzić wysokość kieszonkowego?
• Jak obliczyć wysokość kieszonkowego dla nauczycieli i uczniów wyjeżdżających na mobilność?
• Po jakim kursie walutowym należy obliczyć wysokość kieszonkowego/ryczałtu – według umowy, kursu z dnia wypłaty, czy kursu na dzień wyjazdu?
• Czy opiekunom też należy się kieszonkowe? Czy wypłacamy kieszonkowe opiekunom?
• Czy wypłata kieszonkowego nauczycielom jadącym na mobilność powinna być opodatkowana, mimo braku jednoznacznych przepisów?
• Czy kieszonkowe dla nauczycieli stanowi świadczenie na rzecz osób fizycznych wypłacane z paragrafu 3031? Czy podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu ZUS?
• Czy kieszonkowe można wypłacić na miejscu, jeżeli koordynator widzi, że pozostaną mu środki ze wsparcia indywidualnego przeznaczone na wyżywienie i program kulturalny?
• W jakiej formie wypłacamy kieszonkowe uczniom – w gotówce, czy przelewem?
• Czy trzeba zrobić przelew kieszonkowego dla każdego ucznia? Czy może on odebrać kieszonkowe w gotówce? Czy kieszonkowe może być wypłacone w formie gotówki?
• Czy w Erasmus + można przelewać kieszonkowe na konta w PLN uczestników po kursie otrzymania środków od NA?
• Czy kieszonkowe można wypłacać dla uczestników po odbytych mobilnościach?
• Jeżeli kieszonkowe zostało wypłacone przelewem na konto, to czy musi być dodatkowo potwierdzenie otrzymania środków przez uczestników projektu?
• Czy można podzielić wypłatę kieszonkowego na 50% na wyjazd i 50% po przyjeździe?
• Na jakim paragrafie księgować wypłatę kieszonkowego?
• Czy zwolnienie z opodatkowania kieszonkowego dotyczy również wypłaty w projekcie FERS, czy tylko Erasmus?
• Po jakim kursie wypłacić kieszonkowe, jeżeli projekt przeliczony jest na zł? Czy po kursie z dnia podpisania umowy, czy z dnia poprzedniego NBP?
• Czy kieszonkowe to mobilność?
• Koordynator przygotowuje umowy mobilności dla uczniów, ponieważ wszystkie koszty wycieczki pokryte zostały przez szkołę i nie wykorzystano całej kwoty indywidualnego wsparcia na ucznia. Czy to jest kieszonkowe?
• Czy kieszonkowe lepiej rozliczać jako delegację wyjazdu nauczyciela na Erasmus+? Które przepisy należy stosować - unijne czy krajowe?

7. Wypłacanie środków/zaliczek

• Czy partnerowi wypłaca się środki na podstawie umowy partnerskiej?
• Czy można wypłacić środki na mobilność w styczniu, jeżeli nauczyciel jedzie w październiku?
• Nauczyciele jadą na job shadowing. W ofercie od organizacji przyjmującej nie mają wyżywienia. W jaki sposób obliczyć stawkę wyżywienia? W jaki sposób obliczyć stawkę wyżywienia, jeżeli nauczyciel nie ma wyżywienia w ofercie organizacji przyjmującej?
• Portugalskie mobilności. Kadra i nauczyciele mają zapewniony przejazd, nocleg i pełne wyżywienie. Czy pozostałe 25% wypłacamy jako kieszonkowe, czy delegację?

8. Rozliczanie zaliczek

• Przykład: Pani miała sytuację, że na wyjazd Erasmusa kierownik dostał dwie zaliczki, jedną we wrześniu, ponieważ kupował bilety, a drugą w październiku na wyjazd. Jak rozliczyć taką zaliczkę?
• Jeżeli na jedną delegację były wypłacone dwie zaliczki, to kursem z jakiego dnia rozliczamy zaliczkę?
• Czy zaliczkę rozliczmy po kursie rzeczywistym?

9. Rozliczanie wypłat

• Jak rozliczyć wypłatę, gdy kwota jest przeliczana po kursie 4,2, a obecny kurs wynosi 4,5?
• Czy w przypadku braku różnic kursowych należy rozliczać wypłatę po kursie, po którym środki zostały przyjęte, czy po kursie obowiązującym na dzień rozliczenia delegacji?

10. Potwierdzanie ponoszenia kosztów

• Czy w przypadku projektu KA2 i zawarciu w umowie z partnerami obowiązku wystawienia przez nich not księgowych nie są potrzebne dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów przez partnerów?
• Czy noty księgowe, które otrzymujemy od partnerów w ramach projektu KA2 powinny zostać przetłumaczone na język polski?
• Na podstawie jakiego dokumenty księguje się koszy kieszonkowego?
• Jeżeli wypłacamy nauczycielom kwoty ryczałtowe na poszczególne formy wsparcia na podstawie umowy z uczestnikiem mobilności, to czy nauczyciele muszą rozliczyć się z każdej formy wsparcia?

11. Rozliczanie zakupów

• Jakie zasady obowiązują przy rozliczaniu zakupów w ramach programu Erasmus – co jest dozwolone, a co nie?
• Jak prawidłowo rozliczać podatek VAT w ramach programów Erasmus, szczególnie przy zakupach i usługach związanych z wyjazdami?
• Jeżeli na fakturze jest zakup usług lotniczych, to czy można to zaklasyfikować jako usługę, a nie materiały?

12. Import usług, JPK, VAT, faktury

• Jak odliczyć VAT od zakupu biletów, jeżeli nie dotyczy to sprzedaży opodatkowanej?
• Czy na wyjazdach mamy do czynienia z importem usług? Czy odliczamy VAT?
• Import usług. Czy faktury od instytucji pośredniczących, które organizują praktyki zawodowe za granicą, wyżywienie i pobyt korzystają ze zwolnienia z VAT?
• Jak „ominąć” import usług? Czy można rozliczać wyjazdy ryczałtem i ewidencjonować faktury na nauczyciela prowadzącego wyjazd, tak aby nie było na nich numeru NIP gminy i importu usług?
• Program kulturowy 0% na fakturze w Euro z Hiszpanii. Czy wykazywać to w imporcie usług jako zwolnienie z VAT?
• Jeżeli VAT nie podlega odliczeniu, bo nie stanowi to wydatku na cele edukacyjne, to co z JPK? Czy wykazujemy import usług i wówczas powstaje VAT należny bez prawa do odliczenia?
• Czy podatek VAT od faktur projektowych należy zaewidencjonować w JPK? Czy one podlegają odliczeniu?
• Jeżeli w fakturze za pobyt i wyżywienie od partnera zza granicy są inne koszty, to jak je wykazać w JPK?
• Czy w projekcie należy odliczać podatek VAT wg prewskaźnika?
• Organizacja goszcząca wystawiła fakturę. Czy tylko program praktyk w ramach Erasmus + ze stawką 0% jest zwolniony, czy zwolnione są też: usługa zakwaterowania, program kulturowy, transport miejski z VAT 10%?
• Uczniowie szkoły publicznej wyjeżdżają do Grecji na praktyki zawodowe. Z jakimi czynnościami mają związek koszty transportu, hotelu i wyżywienia pod względem podatku VAT? Czy są one opodatkowane, czy zwolnione?
• Czy faktury za zakwaterowanie, transfer i program kulturowy od partnera zagranicznego podlegają pod WNU i należy od nich odprowadzić VAT?
• Aspekt odwróconego VAT-u w umowie z partnerem (czy to występuje w umowach oświatowych?)
• Jeżeli mamy przyjęty kurs po przewalutowaniu, to czy możemy taki kurs utrzymać przez cały projekt i przeliczyć po tym kursie każdą fakturę w ciągu roku?

13. Pozostałe środki

• Co, jeżeli po zrealizowaniu projektu zostaną środki?
• Na co mogą być przeznaczone zebrane odsetki?
• Jak rozliczać środki, które zostaną po mobilnościach?

14.Sprawozdania budżetowe

• Jak wygląda sprawozdawczość w ramach programu Erasmus i jakie dokumenty są wymagane do rozliczeń?
• Jakie sprawozdania budżetowe przygotowuje się, realizując dotację w ramach programu Erasmus +?
• Jakie zapisy księgowe należy stosować przy ujmowaniu różnic kursowych w sprawozdaniach finansowych?
• Jak technicznie zapisywać różnice kursowe w księgach rachunkowych?
• Czy do AN sporządza się tylko sprawozdanie końcowe?
• Jakie certyfikaty po mobilności - jak je nazywać w sprawozdaniach?
• Przykład: po złożonym sprawozdaniu muszę czekać długo na uzyskanie informacji zwrotnej, w międzyczasie piszę już kolejne sprawozdanie. Jak nie popełniać tych samych błędów?
• Jak uzgodnić saldo środków na koncie bankowym w Euro do sprawozdania Rb-N?
• Jak wygląda wycena środków do Rb-N z konta walutowego?
• Na koniec kwartału bank naliczył odsetki na koncie wydatkowym projektu, jedna nie zostały odesłane do organu. Jakie saldo powinno być wykazane w RB-N, jeżeli odsetki zaksięgowane zostały jako dochód?
• Na jaki dzień rozlicza się różnice kursowe? Na dzień zapłaty, czy na dzień końca kwartału w momencie sporządzania sprawozdania Rb-28S?
• Co jaki czas wykazywać różnice kursowe w sprawozdaniu Rb-27S?
• Czy sporządzając politykę rachunkowości dla projektu, należy opierać się na wytycznych NA w zakresie stosownej polityki kursowej?

15. Archiwizacja

• Czy dokumenty archiwizujemy po upływie 5 lat?